Вопрос 1. Являются ли персональными данными сотрудников Ф. И. О., должность, e-mail, которые указывают в подписи в конце письма?
Да, так как Ф.И.О., адрес эл.почты и должность идентифицируют лицо — это является персональными данными. (В соответствии с пунктом 1 статьи 3 Федерального закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных» под персональными данными понимается любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных). По нашему мнению, нецеленаправленный сбор таких данных в рамках бизнес-переписки не следует рассматривать как обработку, но, если эти данные были собраны в CRM, в таком случае это уже является обработкой.
Вопрос 2. Является ли фото в личном деле биометрическими данными?
Если это обычная фотография как, к примеру, скан фото из паспорта, то нет. По нашему мнению, биометрические данные — это те данные, что позволяют по лицу человека, очертаниям и прочему дать доступ в помещение, приложение и т.д. Поэтому просто фотография биометрическими данными являться не будет.
- Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных»
Вопрос 3. Необходимо ли получать согласие сотрудника, прежде чем опубликовать его фотографию в социальных сетях компании?
Да, это необходимо. Закон о персональных данных требует согласия на распространение такой информации, которая доступна широкому кругу лиц. Также необходимо согласие на публикацию таких данных, как Ф.И.О., должность и т.д. Согласие Вы можете сформировать на сайте Роскомнадзора pd.rkn.gov.ru/soglasiya
- Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных»
Вопрос 4. Нужно ли скрывать личные данные сотрудника при передаче их в архив?
По закону об архивном хранении этого не требуется, однако мы рекомендуем отмечать этот документ как архивный во внутренних документах. Не обязательно удалять данные, они остаются в архиве, и закон о защите персональных данных на них не распространяется. Вы можете хранить их в архиве, но использовать их для загрузки в систему, рассылки маркетинговых материалов и т.д. запрещено по закону о защите персональных данных.