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Due Diligence von Auftragnehmern: So reduzieren Sie Sanktionsrisiken

Erich Rath10 Min. Lesezeit

Due Diligence von Auftragnehmern: So reduzieren Sie regulatorische Risiken: ein Unternehmensschutzsystem im Zeitalter von EU-Sanktionen und Exportkontrollen

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Die Sorgfaltspflicht der Gegenparteien im Rahmen der EU-Sanktionen ist kein Fragebogen, den der Kunde ausfüllt. Es handelt sich um einen kontinuierlichen Überwachungsprozess, der Unternehmen das Überleben ermöglicht.

Die Hauptfrage ist nicht, ob der Auftragnehmer heute in die Sanktionsliste aufgenommen wurde. Die Hauptfrage ist, ob die Regulierungsbehörde morgen Grund zu der Annahme haben wird, dass Sie von der Verbindung der Gegenpartei zu sanktionierten Personen oder verbotenen Operationen wussten oder hätten wissen müssen.

Ein wirksames System zur Reduzierung regulatorischer Risiken basiert daher auf drei Kontrollen:

Kennen Sie Ihre Gegenpartei (KYC): Festlegung der letztendlichen Begünstigten und Kontrollstruktur.
Kennen Sie die Transaktion (KYT): Analyse von Produkt, Technologie, Logistikroute und Endverwendung.
Befolgen Sie die Vorgehensweise: Dokumentieren Sie jeden Schritt, um nicht nur das Unternehmen, sondern auch seine Geschäftsführung zu schützen.

Wenn diese drei Elemente nicht in den Geschäftsprozess integriert werden, besteht die Gefahr, dass das Unternehmen keine Geldbuße erhält. Es besteht die Gefahr einer vollständigen Schließung des Betriebs, des Verlusts von Korrespondenzkonten in Euro und der persönlichen Haftung von Managern.

Wenn die Standardprüfung nicht ausreicht

Eine strengere Compliance der Gegenparteien ist obligatorisch, wenn:

Güter mit doppeltem Verwendungszweck (Dual-Use)
Die Lieferkette betrifft Länder auf der Hochrisikoliste.
Die Struktur der Transaktion umfasst Verkehrsknotenpunkte oder nicht standardmäßige Routen;
die Gegenpartei ist in einer „sensiblen“ Jurisdiktion registriert;
Die Anfrage kommt von einem Unternehmen mit einer undurchsichtigen Unternehmensstruktur.
die Gegenpartei besteht auf der Zahlung durch Dritte, die nicht Vertragspartei sind;
Die Bedingungen der Transaktion enthalten atypische Vertraulichkeitsklauseln.
Produkte können möglicherweise für militärische Zwecke verwendet werden;
Es besteht der geringste Verdacht einer Umgehung der Exportkontrollen.
Sie kaufen sanktionierte Komponenten oder Technologien, auch wenn das Endprodukt ziviler Natur ist.

Der Fehler, den die meisten Unternehmen machen

Viele Unternehmen arbeiten nach dem Prinzip:

Wir haben es an der Basis überprüft – es ist sauber.

Das ist die falsche Tiefenstufe.

Der richtige Ansatz stellt die Frage:

„Kann dieses Transaktions-, Lieferketten- oder Kontrahentenverhaltensmuster von der europäischen Regulierungsbehörde als Verstoß interpretiert werden, ungeachtet des formalen Fehlens einer direkten Übereinstimmung mit den Listen?“

EU-Sanktionsregime nutzen das Prinzip der Extraterritorialität und der Verantwortung für „wissende Beteiligung“. Das Fehlen von Vorsatz entbindet nicht von der Haftung, sofern nicht die gebotene Sorgfalt angewendet wurde.

Schritt 1. Identifizieren Sie die tatsächliche Gegenpartei

Das erste, was bei der Überprüfung beginnt, sind nicht die Register, sondern die Feststellung des Subjekts.

Es muss klar definiert werden:

der vollständige Name der juristischen Person;
Registrierungsnummer und Gerichtsstand der Gründung;
die Adresse der tatsächlichen Aktivität (nicht die nominelle Dienstadresse);
UBOs mit einem Anteil von 25 % oder weniger (in einigen Gerichtsbarkeiten liegt der Schwellenwert niedriger);
Kommunikation mit öffentlichen Behörden (SOEs);
die Anwesenheit nominierter Direktoren;
Struktur der Holding und der Tochtergesellschaften.

Die oberflächliche Kenntnis der Gegenpartei ist die Hauptursache für Compliance-Desaster. Der Feind steht oft nicht in der ersten Linie, sondern in der zweiten oder dritten.

Schritt 2. Daten sammeln und überprüfen

Für die internationale Compliance sind nur dokumentierte Fakten relevant.

Es ist erforderlich, Folgendes anzufordern und aufzubewahren:

Gründungsdokumente;
Bescheinigung über die Registrierung und den steuerlichen Wohnsitz;
Handelsregisterauszug (frisch);
Reisepässe von Direktoren und Begünstigten;
Treuhanderklärungen;
Lizenzen und Genehmigungen;
Bankdaten;
Bestätigung des Warenursprungs;
Endbenutzerzertifikat (Endbenutzerzertifikat)
Garantieerklärungen dürfen nicht für verbotene Zwecke verwendet werden.

Besonders wertvoll sind Dokumente, in denen die Gegenpartei ihre Kontrollgebiete und das Fehlen von Verbindungen zu Sanktionsgerichtsbarkeiten erklärt. Dies schafft eine beweiskräftige Grundlage für die Integrität Ihrer Verifizierung.

Schritt 3. Durchführung eines Sanktionsscreenings

Das Screening beantwortet die Frage: Ob der Auftragnehmer oder seine Begünstigten jetzt auf den Sanktionslisten stehen.

Dies ist ein dynamischer Prozess, keine einmalige Aktion. Die Überprüfung umfasst Folgendes:

Konsolidierte Liste der EU-Finanzsanktionen;
OFAC (SDN-Liste, SSI-Liste)
Sanktionslisten der Vereinten Nationen und des Vereinigten Königreichs (OFSI);
Nationale Sanktionslisten der Länder, in denen Unternehmen tätig sind;
Listen mit Beschränkungen für die Ausfuhr von Dual-Use-Gütern;
Nahestehende Personen (die 50 %-Regel im OFAC)

Beim Screening ohne Verifizierung (Schritt 2) handelt es sich um eine Simulation der Aktivität, die, sofern verifiziert, die Grundlage für die Gebühr bildet.

Schritt 4. Die roten Fahnen (Red Flags)

Dies ist die entscheidende intellektuelle Phase, die den Papierscheck vom echten Schutz unterscheidet.

Warnsignale sind Indikatoren, die auf einen wahrscheinlichen Versuch zur Umgehung von Sanktionen hinweisen:

Nicht-Standard-Logistik: Der Lieferweg durch Drittländer ohne wirtschaftlichen Sinn.
Atypisches Käuferprofil: Die Briefkastenfirma ordert Hightech-Ausrüstung.
Zurückhaltung bei der Offenlegung des Endbenutzers: Weigerung, die Endbenutzererklärung auszufüllen.
Die Struktur der Matroschka: Das Offshore-Unternehmen besitzt ein Offshore-Unternehmen, das einen Vermögenswert in der Risikozone besitzt.
Zahlungsanomalien: Zahlung von einer Bank eines Landes, die nicht mit dem Vertrag zusammenhängt, oder das Angebot von Kryptowährungsabrechnungen ohne Begründung.
Kommerzielle Anomalie: Bestellung von Komponenten, die nicht zum Geschäftsprofil des Kunden passen.
Militärische Verbindung: alle Hinweise auf militärische Abteilungen in der Korrespondenz.

Das Erkennen von Warnsignalen bedeutet nicht automatisch eine Ablehnung der Transaktion. Dies bedeutet, dass eine eingehende Prüfung (Enhanced Due Diligence) und eine Protokollierung der Schlussfolgerungen erforderlich sind.

Schritt 5. Wählen Sie die Tiefenstufe: Standard oder Advanced Due Diligence (EDD)

Die Wahl der Stufe hängt von den Ergebnissen des Screenings und der Risikobereitschaft des Unternehmens ab.

Ebene.	Gegenstand der Überprüfung	Sofern zutreffend	Methoden
Standard (SDD)	Direkter Kontrahent	Risikoarme Gerichtsbarkeit, transparente Struktur	Screening, Gründungsdokumente, Lizenzen
Vertieft (EDD)	Auftragnehmer, Lieferkette, Produkt	Hohes Risiko, Dual-Use, Warnsignale	Vor-Ort-Begehungen, Insideranalysen, Anfragen an Behörden, Analyse von Warenströmen

Der Fehler bei der Ebenenauswahl ist fast immer teurer als das EDD selbst. Einsparungen bei der Inspektion sind ein Darlehen zu einem hohen Zinssatz, das der Aufsichtsbehörde gewährt wird.

Schritt 6. Überprüfen Sie das Produkt und die Endverwendung

Bei EU-Sanktionen geht es um die Kontrolle von Strömen und nicht nur um die Kontrolle von Einzelpersonen.

Selbst mit einer „sauberen“ Gegenpartei kann die Ware nicht geliefert werden, wenn:

Waren (HS-Code) sind in den Listen der für die Lieferung in der Russischen Föderation verbotenen Waren enthalten (Anhänge der Verordnung 833/2014);
Das Produkt ist als Dual-Use-Produkt eingestuft (Verordnung 2021/821).
Es besteht die Gefahr einer militärischen Endverwendung.
Die Waren unterliegen sektoralen Sanktionen (Ausrüstung für Energie, Luftfahrt, Marinesektor, Luxusgüter).

Die Prüfung sollte eine Analyse auf das Vorhandensein von Umgehungstechnologieketten umfassen: Der Zusammenbau einer zivilen Drohne aus subsanktionierten, über Drittländer gekauften Komponenten stellt einen Gesetzesverstoß dar.

Schritt 7. Dokumentation der Compliance-Entscheidung

Dies ist die am meisten unterschätzte Phase.

Die Ergebnisse der Due-Diligence-Prüfung sind die Sicherheitsakte des Unternehmens. Im Falle einer BAFT (Deutschland), OFSI oder OFAC-Prüfung werden Sie nicht gefragt: „Warum haben Sie versäumt?“ sondern „Zeigen Sie, wie Sie es überprüft haben.“

Die Dokumentation muss enthalten:

Datum der Überprüfung und Identifizierung des Analysten;
Screenshots aus den Sanktionsdatenbanken mit Datumsangabe;
Bestätigung der Analyse der Eigentümerstruktur;
Red-Flag-Analyse (sowohl positiv als auch negativ)
schriftliche Genehmigung der Transaktion (oder Ablehnung) mit Begründung durch den Compliance-Beauftragten;
Risikomemorandum zum Deal.

Eine undokumentierte Inspektion ist gleichbedeutend mit einer undokumentierten Inspektion.

Schritt 8: Implementieren Sie eine Echtzeitüberwachung

Die Überprüfung der Gegenpartei endet nicht mit dem Tag der Vertragsunterzeichnung.

Das System muss Folgendes gewährleisten:

automatische Überprüfung von Aktualisierungen von Sanktionslisten;
Überwachung negativer Nachrichten (Adverse Media) über die Gegenpartei;
Kontrolle von Änderungen der Registrierungsdaten (Direktorwechsel, UBO, Adresse);
Überwachung von Rechtsstreitigkeiten im Zusammenhang mit der Gegenpartei;
Wiederholte Anforderung von Belegen (KYC aktualisieren)

Eine große Anzahl von Verstößen ereignen sich nicht zu Beginn der Beziehung mit dem Kunden, sondern sechs Monate später, als der Kunde auf die Sanktionsliste gesetzt wurde und das Unternehmen nichts davon wusste.

Schritt 9. Management der Risiken Dritter

Ihre Risiken bestehen nicht nur bei Ihren direkten Kunden und Lieferanten.

Dies sind alles Dritte in der Wertschöpfungskette:

Zollagenten;
Transportunternehmen und Speditionen;
Agenten und Handelsvermittler;
Finanzinstitute;
Tochtergesellschaften und Joint Ventures.

Verträge mit ihnen sollten Folgendes umfassen:

Sanktionsbeschränkungsklauseln (Sanktionsbeschränkungsklauseln)
Das Recht auf einseitige Leistungsverweigerung ohne Strafe (Kündigung wegen Sanktionsrisiko);
Garantien der Nichtbeteiligung an Sanktionsumgehungsprogrammen;
Die Pflicht zur Offenlegung von Informationen über beteiligte Subunternehmer.

Schritt 10: Verwalten Sie eine Transaktion, wenn ein Risiko ausgelöst wird

Wenn während der Überwachung oder Eingangskontrolle eine rote Flagge ausgel��st wird, sollte der Aktionsalgorithmus vorab festgelegt werden:

Lieferung stoppen: Sofortige Sperrung des Versands oder der Zahlung.
Eskalation: Übertragung des Problems von der Vertriebsabteilung an die Compliance-Abteilung.
Analyse: Erweiterte Due Diligence.
Antrag der Regulierungsbehörde: In einigen Fällen muss eine Lizenz von der zuständigen nationalen Behörde eingeholt werden.
Ablehnung: Rechtsgültige Mitteilung der Gegenpartei über die Unmöglichkeit der Transaktion.
Offenlegung (freiwillige Offenlegung): Im Falle eines unbeabsichtigten Verstoßes informieren Sie unverzüglich die Behörden, um die Haftung zu minimieren.

Häufige Fehler bei der internationalen Compliance von Auftragnehmern

1. Das System gab grünes Licht, aber die Person hat den Kontext nicht analysiert. Es ist eine falsche Ruhe.

2. Das Unternehmen steht nicht auf der Sanktionsliste, aber 51 % gehören einer Person aus der SDN-Liste. Die Vermögenswerte eines solchen Unternehmens müssen nach den US-Vorschriften als gesperrt gelten, was sich häufig mit den Risiken für europäische Betreiber überschneidet.

3. Ihre „Tochter“ im Risikoland unterzeichnet einen Vertrag, dem die Muttergesellschaft niemals zustimmen würde.

4. Die Annahme einer Gegenparteigarantie ohne Überprüfung des von einer unbekannten Person unterzeichneten Endbenutzerzertifikats ist kein Beweis für die Unschuld, sondern ein erschwerender Umstand („Ich hätte wissen müssen, dass das Dokument fragwürdig war“).

5. Sie produzieren eine zivile Maschine, aber der Chip dazu wird von einem Händler gekauft, der ihn unter Umgehung von Sanktionen illegal aus der EU exportiert. Sie sind Teil des Verstoßes.

6. Transaktionen, die einen Bezug zur EU haben (europäische Waren, Euro oder Dollar als Vertragswährung, EU-Bürger im Management) erzeugen eine extraterritoriale Wirkung.

7. Wenn Sie eine E-Mail löschen, in der die Gegenpartei aufgefordert wird, „den Endempfänger zu verbergen“, zerstören Sie Ihre eigene Verteidigung und schaffen Beweise für die Verschleierung.

Checkliste für Compliance-Beauftragte

Vor Abschluss eines Vertrags über die Lieferung sensibler Güter müssen 15 Fragen bejaht werden:

Ist der Endbegünstigte (UBO) eine identifizierte Einzelperson?
Sind alle Vertragsparteien auf den EU-, OFAC- und UN-Listen verifiziert?
Passt das Profil des Käufers zum gekauften Produkt?
Ist das Endbenutzerzertifikat überprüft?
Ist der Logistikweg wirtschaftlich sinnvoll und nachvollziehbar?
Ist das Transitland als Sprungbrett zur Umgehung von Sanktionen ausgeschlossen?
Fällt das Produkt unter die Codes für verbotene Luxusprodukte oder Dual-Use-Produkte?
Wird die Exportkontrolllizenz überprüft?
Gibt es Banken in der Zahlungskette, die nicht an SWIFT angeschlossen sind?
Gibt es in der Struktur der Transaktion keine sanktionierten Personen (Vorstandsmitglieder)?
Enthält der Vertrag eine Sanktionsklausel?
Wurden Sie in den letzten 12 Monaten auf negative Medien untersucht?
Ist der Deal mit dem Head of Compliance vereinbart?
Liegt eine Datei bereit, die der Aufsichtsbehörde vorgelegt werden kann?
Ist das Unternehmen bereit, die Fortsetzung dieser Transaktion öffentlich zu rechtfertigen?

Wie eine wirksame Strategie zur Risikominderung aussieht

Eine starke Strategie umfasst normalerweise fünf Schutzstufen:

1. Regulatory Intelligence: Verständnis nicht nur der aktuellen EU-Vorschriften, sondern auch der Leitlinien der Kommission und der Praktiken der nationalen Regulierungsbehörden (BAFAs).

2. Risikobewertung Risk Mapping: Klassifizierung von Kunden und Waren nach Kategorien, Erstellung einer Bedrohungsmatrix.

3. Due-Diligence-Prozess: Ein klarer, dokumentierter KYC/KYT-Prozess mit Eskalationsstufen anstelle unterschiedlicher Maßnahmen.

4. Vertraglicher Schutz Entwicklung und Umsetzung von Sanktionen und Exportklauseln in Verträgen, die das Recht des Unternehmens schützen, den Versand ohne Vertragsstrafen einzustellen.

5. Krisenmanagement-Handlungsprotokoll bei Feststellung eines Verstoßes: Interne Untersuchung, freiwillige Selbstanzeige, Kommunikation mit Banken und Aufsichtsbehörden.

Ohne die fünfte Ebene können die ersten vier durch eine einzige Managementpanik zerstört werden.

FAQ

Können Sie mit einem Unternehmen Geschäfte machen, das ein Büro in Moskau hat, aber nicht unter Sanktionen steht?

Ja, es ist technisch zulässig. Allerdings erfordern solche Tätigkeiten ein Höchstmaß an Sorgfalt. Sie müssen der Aufsichtsbehörde nachweisen, dass die Waren nicht in die verbotenen Sektoren der russischen Wirtschaft fallen und nicht für militärische Zwecke verwendet werden. Die abschließende Empfängerprüfung ist hier von entscheidender Bedeutung.

Was passiert, wenn der Auftragnehmer die Offenlegung des Begünstigten verweigert?

Die Verweigerung einer UBO auf Verlangen eines Lieferanten bei Transaktionen mit Sanktionsrisiko ist ein klassisches Warnsignal. Die Transaktion muss gestoppt werden, bis die Situation geklärt ist.

Wie oft sollte ich die KYC-Datei aktualisieren?

Die Regelmäßigkeit hängt von der Höhe des Risikos ab. Für Hochrisikokunden – einmal alle sechs Monate, für Standardkunden – einmal im Jahr sowie bei jedem auslösenden Ereignis (Änderung der Zahlungsdetails, Anforderung einer nicht standardmäßigen Transaktion, negative Veröffentlichung in den Medien).

Noch wichtiger: Kundenkontrolle oder Endkontrolle des Empfängers?

Bei Exportkontrollen und sektoralen Sanktionen ist die Überprüfung des Endempfängers und seiner Lieferketten wichtiger. Sie können das Produkt an einen völlig „reinen“ Händler verkaufen, der es an den Endverbraucher aus dem militärisch-industriellen Komplex weiterverkauft. Alle Teilnehmer der Kette sind für eine unsachgemäße Überprüfung verantwortlich.

Können Sie sich auf die Zusicherungen der europäischen Bank verlassen, die die Zahlung durchführt?

Nein. Bank Compliance schützt die Bank, nicht den Kunden. Die Tatsache, dass die Bank die Zahlung nicht blockiert hat, stellt für Sie keine Nachsicht dar und beweist nicht, dass im Warenteil der Transaktion keine Exportkontrollverstöße oder Sanktionen vorliegen.

Was tun, wenn eine indirekte Verbindung zu einer sanktionierten Person festgestellt wird?

Stoppen Sie den Vorgang sofort. Machen Sie ein EDD. Wenn die Verbindung bestätigt wird und die Risiken nicht beseitigt sind, wenden Sie sich zur Klärung oder Genehmigung an die zuständige Behörde oder lehnen Sie die Transaktion unter Angabe der Gründe ab.

Fazit

Die Sorgfaltspflicht der Gegenparteien im Zeitalter der Sanktionen ist keine kostspielige bürokratische Aufgabe, sondern die einzige legale Möglichkeit, auf dem Weltmarkt zu bleiben.

Ein starkes Compliance-System basiert nicht auf einfachen binären Datenbanksuchen, sondern auf einer analytischen Schlussfolgerung über die Kontrollstruktur, die Endverwendung des Produkts und die Vorhersehbarkeit der Lieferkette.

Im heutigen regulatorischen Umfeld ist nicht der Gewinner derjenige, der das Geschäft unter Umgehung der Regeln schneller abschließt. Der Gewinner ist derjenige, der ein System aufgebaut hat, das der Regulierungsbehörde beweisen kann: Wir haben unser Bestes gegeben und die größtmögliche Sorgfalt walten lassen. Dies trennt eine hohe Geldstrafe und eine strafrechtliche Verfolgung von der Fortführung des Geschäfts.

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