دور مجلس الإدارة في الالتزام المؤسسي
دور مجلس الإدارة في المبادئ التوجيهية لممارسة الامتثال للشركات لأعضاء مجلس الإدارة والمستشارين العامين ومسؤولي الامتثال في الشركات العالمية
السائدة
إن دور مجلس الإدارة في امتثال الشركات ليس بيانًا رسميًا للسياسة. إنها مسؤولية شخصية التأكد من أن الشركة لا تنتهك القانون.
السؤال الرئيسي ليس ما إذا كانت الشركة قد قبلت إجراءات الامتثال. والسؤال الرئيسي هو ما إذا كان بإمكان أعضاء مجلس الإدارة إثبات أنهم قد أوفوا بواجبهم الرقابي وقاموا بالعناية الواجبة عند حدوث خرق.
تعتمد المشاركة الفعالة لمجلس الإدارة في نظام الالتزام على ثلاثة اختبارات أساسية:
- هل يعرف مجلس الإدارة مخاطر الامتثال الحقيقية للشركة؟
- هل يوجد نظام يكتشف هذه المخاطر ويمنعها؟
- هل يستطيع المجلس توثيق تصرفاته وقراراته؟
إذا كانت هذه العناصر الثلاثة مفقودة، فإن أعضاء مجلس الإدارة لا يخاطرون بسمعة الشركة فحسب، بل يخاطرون أيضًا بالمسؤولية الإدارية والجنائية الشخصية في بعض الولايات القضائية. وفي سياق عقوبات الاتحاد الأوروبي، وضوابط التصدير، والتحقيقات عبر الحدود، فإن هذه ليست نظرية، بل هي حقيقة في السنوات الأخيرة.
عندما يتم رفع دور مجلس الإدارة في الالتزام
تصبح مسألة مسؤوليات مجلس الإدارة عملية بشكل حاسم في المواقف التالية:
- تعمل الشركة في الأسواق المتأثرة بأنظمة عقوبات الاتحاد الأوروبي؛
- تخضع المنتجات أو التقنيات لضوابط التصدير (لائحة الاتحاد الأوروبي 2021/821)؛
- لدى الشركة شركات تابعة أو أطراف مقابلة أو سلاسل توريد في بلدان ثالثة؛
- يتم إجراء العناية الواجبة في إطار عمليات الاندماج والاستحواذ ويتم اكتشاف انتهاكات العقوبات التاريخية.
- تتلقى الشركة طلبًا من الجهة التنظيمية الوطنية أو المفوضية الأوروبية؛
- "الأعلام الحمراء" - تم تحديد المدفوعات المشبوهة، ومخططات الالتفافية، وعلامات إعادة التصدير إلى الولايات القضائية الخاضعة للعقوبات؛
- تعيين أو إعادة تعيين أعضاء مجلس الإدارة بعد النظر في حادثة الامتثال؛
- وكشف التحقيق الداخلي عن أوجه قصور في الرقابة النظامية.
وفي كل هذه الحالات، لن تقوم الجهات التنظيمية، وبعدها المحاكم، بتقييم تصرفات الإدارة فحسب، بل وأيضاً ما فعله أو لم يفعله مجلس الإدارة.
الخطأ الذي يقع فيه معظم مجالس الإدارة
العديد من النصائح تأتي من فرضية خاطئة:
الامتثال هو وظيفة الإدارة القانونية ومسؤول الامتثال.
وهذا مفهوم خاطئ خطير.
السؤال الصحيح هو كما يلي:
هل أنشأ مجلس الإدارة نظام امتثال يسمح له باتخاذ قرارات مستنيرة وتحديد المخاطر التي تهدد الشركة وأعضائها شخصيًا في الوقت المناسب؟
إن تفويض المهام التشغيلية لا يزيل الواجبات الائتمانية من مجلس الإدارة. وفي الولايات القضائية الرئيسية للاتحاد الأوروبي، وخاصة ألمانيا وهولندا وفرنسا، وكذلك على مستوى السوابق القضائية لمحكمة العدل التابعة للاتحاد الأوروبي، يجري تطوير معيار بشكل مستمر: يتحمل أعضاء الهيئات الرئاسية المسؤولية إذا لم ينظموا وظيفة الامتثال بشكل صحيح، أو لم يراقبوا عملها أو تجاهلوا إشارات الانتهاكات.
وفي مجال العقوبات وضوابط التصدير، يتم تعزيز هذا المنطق من خلال ما يلي: أصدرت الدول الأعضاء توجيهًا بشأن تنسيق المسؤولية الجنائية عن انتهاكات التدابير التقييدية، الأمر الذي يثير بشكل مباشر مسألة مسؤولية كبار المسؤولين.
الخطوة 1. تحديد التزامات الامتثال المعمول بها
أول شيء يجب على مجلس الإدارة فعله هو عدم تعيين مستشارين أو الموافقة على السياسات، ولكن تحديد المتطلبات التنظيمية التي تخضع لها الشركة بوضوح.
الكتل التنظيمية الرئيسية لشركة دولية في الاتحاد الأوروبي:
- لوائح المجلس بشأن التدابير التقييدية (حزمة الجزاءات)؛
- اللائحة 2021/821 بشأن ضوابط تصدير السلع والتكنولوجيات ذات الاستخدام المزدوج
- التشريعات الوطنية لبلد التأسيس بشأن مسؤولية الكيانات القانونية والمديرين؛
- المتطلبات القطاعية (القطاع المالي، الطاقة، الصناعة الدفاعية)؛
- قواعد مراقبة العملة وحظر توفير الموارد الاقتصادية؛
- توصيات المفوضية الأوروبية والجهات التنظيمية الوطنية بشأن العناية الواجبة؛
- المخاطر التي تتجاوز الحدود الإقليمية (بما في ذلك التأثير المحتمل للعقوبات الأمريكية، حيثما ينطبق ذلك)
إذا كان لدى الشركة عدة وحدات عمل في بلدان مختلفة، فيجب بناء خريطة الامتثال مع الأخذ في الاعتبار جميع الأنظمة المتداخلة. ليس من الضروري أن يعرف المجلس كل التفاصيل الفنية، لكنه يتطلب إعداد الخريطة وتحديثها وإدراجها في القرارات الإستراتيجية.
الخطوة 2. تقييم المخاطر الحقيقية للأعمال
ولا تقتصر مخاطر الامتثال على الإمدادات المباشرة إلى البلدان الخاضعة للعقوبات.
يجب على مجلس الإدارة أن يفهم المخاطر المرتبطة بما يلي:
- إعادة التصدير عبر دول ثالثة؛
- واستخدام الشركات الواجهة والوسطاء؛
- المدفوعات بالعملات الخاضعة للقيود؛
- ونقل التكنولوجيا غير الملموسة (المساعدة الفنية، والخدمات السحابية، والبرمجيات)؛
- المشاركة في المشاريع بمشاركة غير مباشرة من الأشخاص الخاضعين للعقوبات؛
- التسليم المراقب من خلال الشركات التابعة؛
- المعاملات مع الشركات التي يتم إخفاء المستفيدين منها؛
- الخدمات المهنية (القانونية والمحاسبية والاستشارية) والتي يمكن تصنيفها على أنها توفير الموارد الاقتصادية.
يتطلب النهج القائم على المخاطر المنصوص عليه في توصيات اللجنة من المجلس مراجعة خريطة المخاطر بشكل دوري وإدارة التفويض لتحديثها.
الخطوة 3. الموافقة على هيكل وظيفة الامتثال
مجلس الإدارة مسؤول عن التأكد من أن وظيفة الامتثال هي:
- مستقلة عن الإدارة التشغيلية؛
- تزويدها بالموارد الكافية (الميزانية، الموظفين، أنظمة تكنولوجيا المعلومات)؛
- دمجها في العمليات التجارية الرئيسية (المبيعات والمشتريات وعمليات الدمج والاستحواذ والتمويل)؛
- يقدم تقاريره مباشرة إلى مجلس الإدارة أو لجنة التدقيق/الامتثال.
تتضمن البنية الصحيحة ما يلي:
- مسؤول الامتثال مع إمكانية الوصول المباشر إلى مجلس الإدارة؛
- لجنة الامتثال على مستوى المجلس (خاصة الشركات ذات المخاطر العالية)
- تقديم تقارير منتظمة (مرة واحدة على الأقل كل ثلاثة أشهر)؛
- إجراء تصعيدي يتم من خلاله رفع الحوادث الخطيرة إلى المجلس على الفور.
وينبغي للمجلس أن يكرس هذه البنية في أنظمته الأساسية ولجانه وصانعي السياسات.
الخطوة 4. توفير نظام لجزاءات العناية الواجبة
هذه هي المهمة التشغيلية للإدارة، ولكن يجب على مجلس الإدارة أن يضع المعايير.
يجب أن يغطي النظام:
- التحقق من الأطراف المقابلة والمستفيدين والمستفيدين النهائيين مقابل قوائم عقوبات الاتحاد الأوروبي والقوائم الوطنية؛
- فحص البضائع لمراقبة الصادرات؛
- الاستخدام النهائي وتحليل المستخدم النهائي
- مراقبة العلم الأحمر (طرق التوريد غير القياسية، وسلاسل الدفع المعقدة، وطلبات التحايل)
- إجراءات تعليق المعاملة عند تحديد المخاطر.
ومن وجهة نظر المجلس، من الأهمية بمكان عدم كتابة هذه الإجراءات على الورق، بل التأكد من نجاحها. ويتم ذلك من خلال عمليات التدقيق والاختبار المستقلة (أخذ العينات).
الخطوة 5. توفير المعلومات والتدريب لأعضاء المجلس
ولا يمكن للمجلس أن يؤدي وظيفته الإشرافية بفعالية إذا لم يفهم القواعد الأساسية.
الحد الأدنى القياسي:
- التدريب السنوي لأعضاء المجلس بشأن الجزاءات ومراقبة الصادرات والمسؤولية الشخصية؛
- جلسات استراتيجية منتظمة حول مخاطر الامتثال؛
- تزويد المجلس بملاحظات تحليلية مختصرة عن حزم العقوبات الجديدة وتأثيرها على الأعمال.
في حالة وقوع حادث، سوف تسأل الجهة التنظيمية حتماً: هل فهم مجلس الإدارة القيود المطبقة؟ يصبح الافتقار إلى بروتوكولات التدريب ظرفًا مشددًا.
الخطوة 6. المراقبة والتحقيقات الداخلية
إن نظام الامتثال دون مراقبة هو وهم السيطرة.
يجب على مجلس الإدارة التأكد من أن الشركة:
- توجد قنوات للإبلاغ عن المخالفات تتوافق مع توجيهات الاتحاد الأوروبي 2019/1937.
- هناك إجراء تحقيق داخلي عند تلقي الإشارات؛
- تتم مراجعة نتائج التحقيقات على مستوى مجلس الإدارة أو لجنة الامتثال؛
- ويجري اتخاذ التدابير التصحيحية، بما في ذلك القرارات المتعلقة بالموظفين والقرارات التأديبية.
حساسة بشكل خاص: إذا تلقى مجلس الإدارة معلومات حول انتهاكات محتملة للعقوبات ولم يتخذ أي إجراء، فإن هذا يضمن عمليا اتهامات بالتقاعس أو التواطؤ من قبل الجهة التنظيمية.
الخطوة 7. تقييم وتوثيق قرارات مجلس الإدارة
إن العديد من أعضاء المجلس معرضون للخطر ليس لأنهم لم يلتزموا، بل لأنهم فشلوا في إثبات حكمتهم.
يضمن المجلس ما يلي:
- مناقشة مخاطر الامتثال وقضايا العقوبات في محاضر الاجتماعات؛
- تقارير مسؤول الامتثال والقرارات المتعلقة بها؛
- وتبرير الموافقة على المعاملات في المناطق الحساسة؛
- نتائج تقييم المخاطر والتدابير المتخذة للحد منها.
والقاعدة بسيطة: إذا لم يكن الأمر كذلك، فهو ليس كذلك من وجهة نظر الجهة التنظيمية.
الخطوة 8. التحقق من المخاطر الشخصية لأعضاء مجلس الإدارة
يمكن تحميل أعضاء مجلس الإدارة في عدد من دول الاتحاد الأوروبي المسؤولية الإدارية والمدنية وحتى الجنائية عن انتهاك الشركة للعقوبات إذا ثبت أنهم لم يقدموا الإشراف المناسب.
المجالات الرئيسية للمخاطر الشخصية:
- المسؤولية تجاه الشركة (مطالبات المساهمين بالتعويض عن الأضرار)؛
- المسؤولية تجاه أطراف ثالثة؛
- حظر العمل (عدم الأهلية)؛
- وفي بعض الحالات – الملاحقة الجنائية (ألمانيا، فرنسا، هولندا)؛
- تأثيرات السمعة والقيود المفروضة على السفر عبر الحدود.
وينبغي لمجلس الإدارة أن يتلقى بانتظام تحليلاً قانونياً لهذه المخاطر، مع الأخذ في الاعتبار الاختصاص القضائي وممارسات الإنفاذ المحددة.
الإشراف المباشر أو التفويض: من المهم فهم مجلس الإدارة
| المعايير | الإشراف المباشر على المجلس | التفويض للإدارة دون رقابة |
|---|---|---|
| الامتثال لمعايير واجب الرعاية | على أن تكون القرارات موثقة | عمليا لم يتم توفيرها |
| الحماية من المسؤولية الشخصية | تعزيز الموقف | موقف ضعيف |
| التحديد المبكر للمخاطر | أعلى. | أدناه. |
| موارد المجلس | يستغرق وقتا وخبرة. | توفير الوقت، ولكن خلق نقاط عمياء |
| مقبول للمخاطر الصغيرة | ليس له ما يبرره دائما. | ويمكن تبريره بمخاطر منخفضة وسيطرة قوية. |
| مقبول في مجال العقوبات والصادرات | عمليا بالضرورة. | مخاطرة كبيرة. |
الاستنتاج: في مجالات العقوبات وضوابط التصدير، يعتبر التفويض دون إشراف فعال بمثابة نقل للمسؤولية دون نقل المخاطر، والتي تبقى في نهاية المطاف على متن الطائرة.
الأخطاء الشائعة لمجلس الإدارة في نظام الالتزام
- هناك سياسات لم يتم اختبارها، لكنها لا تعمل على أرض الواقع.
- ولا يوجد أي عضو في المجلس على علم بالعقوبات ومراقبة الصادرات.
- لمدة عام، يمكنك تخطي حزمة العقوبات، والتي ستدمر وحدة الأعمال بأكملها.
- تجاهل مسؤولي الامتثال إذا أبلغ مسؤول الامتثال عن مشكلة ولم يستجب مجلس الإدارة، فهذا ظرف مشدد.
- عندما يكون مسؤول الامتثال تابعًا للمدير المالي أو مدير المبيعات، فإن تضارب المصالح أمر لا مفر منه.
- التقليل من المخاطر التي تتجاوز الحدود الإقليمية يمكن أن تكون الصفقة قانونية بموجب قانون الاتحاد الأوروبي، ولكنها تشكل مخاطر بموجب عقوبات الولايات المتحدة أو المملكة المتحدة إذا كانت هناك اتصالات مع ولاياتها القضائية.
- عندما يتم اكتشاف الاختراق، تبدأ الفوضى بدلاً من الاستجابة المنظمة.
- يعد شراء شركة ذات انتهاكات تاريخية للعقوبات دون التحقق المناسب أحد الأسباب الأكثر شيوعًا للتحقيقات اللاحقة.
قائمة مرجعية لعضو مجلس الإدارة
قبل التوقيع على البروتوكول أو الموافقة على أي معاملة، يجب على كل عضو في مجلس الإدارة أن يطرح على نفسه 15 سؤالاً:
- هل أعرف ما هي أنظمة العقوبات المطبقة على أعمالنا؟
- هل تم إجراء تقييم المخاطر في جميع خطوط الأعمال والولايات القضائية؟
- هل هناك مسؤول امتثال مستقل يتمتع بإمكانية الوصول المباشر إلى مجلس الإدارة؟
- هل هناك سياسات بشأن العقوبات وضوابط التصدير والعناية الواجبة؟
- هل تم اختبار هذه السياسات خلال الاثني عشر شهرًا الماضية؟
- هل أتلقى تقارير منتظمة عن حوادث الامتثال؟
- هل هناك إجراء لتصعيد الانتهاكات الجسيمة إلى المجلس؟
- هل تم تدريب أعضاء المجلس على مخاطر العقوبات الحالية؟
- هل تم فحص الأطراف المقابلة وسلاسل التوريد الرئيسية بحثًا عن مخاطر العقوبات؟
- هل يتم توثيق المناقشات حول المخاطر في اجتماعات المجلس؟
- هل تلقيت معلومات حول العلامات الحمراء في المعاملات وإجراءات الاستجابة؟
- هل هناك قناة للإبلاغ عن المخالفات؟
- هل تم تحليل المسؤولية الشخصية لأعضاء مجلس الإدارة في الولايات القضائية ذات الصلة؟
- هل هناك خطة عمل في حالة انتهاك العقوبات؟
- هل يمكنني، بناءً على الوثائق، إثبات العناية الواجبة الخاصة بي أمام الجهة التنظيمية أو المحكمة؟
إذا كانت الإجابة على خمسة أسئلة على الأقل سلبية أو غير مؤكدة، فإن نظام الامتثال ليس آمنًا من وجهة نظر مجلس الإدارة.
كيف يبدو الدور القوي لمجلس الإدارة في نظام الامتثال؟
يتضمن النموذج القوي خمسة مستويات:
1. اللهجة في القمة: موقف عام وداخلي للمجلس يظهر عدم التسامح مطلقًا مع انتهاكات العقوبات. إن الامتثال ليس تكلفة، ولكنه ترخيص للقيام بأعمال تجارية دولية.
2. هيكل الحوكمة: هيكل واضح، لجنة الامتثال التابعة للمجلس، ومسؤول امتثال مستقل، وخطوط ثابتة للمساءلة، والميزانية، وسلطة النقض على المعاملات المحفوفة بالمخاطر.
3. السياسات والإجراءات القائمة على المخاطر: سياسات خريطة المخاطر الواقعية، والفحص الآلي، وإجراءات العناية الواجبة، ومراقبة المستخدم النهائي والاستخدام النهائي.
4. المراقبة والضمان: عمليات تدقيق مستقلة للامتثال، وفحوصات انتقائية للمعاملات، وفحص البيانات، وليس التقارير الورقية فقط.
5. إدارة التنفيذ والعواقب: التطبيق المتسق للإجراءات التأديبية وتصحيح أوجه القصور والتواصل مع الجهة التنظيمية في حالة وقوع حادث، بناءً على الإجراءات الموثقة من قبل مجلس الإدارة.
وبدون المستوى الأول والمستوى الخامس، حتى السياسيون ذوو الكتابة الجيدة لا ينقذون المجلس من الاتهامات باتباع نهج رسمي.
الأسئلة الشائعة
هل يمكن تحميل أحد أعضاء مجلس الإدارة المسؤولية الشخصية عن انتهاك الشركة لعقوبات الاتحاد الأوروبي؟
نعم. في بعض الدول الأعضاء في الاتحاد الأوروبي، توجد قواعد بشأن مسؤولية كبار المسؤولين عن الفشل في اتخاذ التدابير المناسبة لمنع الانتهاكات، أو يجري إدخالها. قد تكون هذه مسؤولية إدارية أو مدنية أو جنائية اعتمادًا على خطورة الانتهاك والولاية القضائية.
ما هو الدليل على أداء المجلس؟
التوثيق: محضر الاجتماع مع مناقشة مخاطر الامتثال، والسياسات المعتمدة، وتقارير مسؤول الامتثال، وبروتوكولات الاستجابة للأعلام الحمراء، وتأكيد التدريب.
هل يكفي تعيين مسؤول امتثال لإزالة المسؤولية عن مجلس الإدارة؟
كلا. التعيين هو مجرد عنصر واحد. يجب على مجلس الإدارة ضمان استقلالية وظيفة الامتثال ومواردها ومساءلتها، كما يجب عليه ممارسة الرقابة الفعالة.
كم مرة يجب على مجلس الإدارة النظر في مخاطر العقوبات؟
في الأعمال التجارية الدولية ذات المخاطر المتوسطة والعالية - مرة واحدة على الأقل كل ثلاثة أشهر. وإذا طرأت أي تغييرات جذرية على أنظمة العقوبات (حزم الاتحاد الأوروبي الجديدة)، فلابد أن يتم ذلك على الفور.
ماذا يجب أن يفعل المجلس إذا ثبت في الماضي حدوث انتهاك للعقوبات؟
لا داعي للذعر، ولكن لا تصمت. البدء على الفور في إجراء تحقيق داخلي بقيادة محامين خارجيين، وتقييم الحاجة إلى الكشف الذاتي الطوعي، وعزل المشكلة، واتخاذ الخطوات اللازمة لمنع تكرارها. إن تقاعس المجلس في مثل هذه الحالة هو الخطر الأكبر.
هل يجب على مجلس الإدارة مراقبة كل معاملة؟
لا، ولكن يجب أن توافق على المعايير التي بموجبها تتطلب المعاملات التصعيد إلى مستوى مجلس الإدارة أو لجنة الامتثال (الدول، والكميات، وأنواع البضائع، والأعلام الحمراء).
الخدمات ذات الصلة
- العقوبات وضوابط التصدير والامتثال الدولي
- حوكمة الشركات وواجبات مجلس الإدارة
- التحقيقات الداخلية عبر الحدود
- فرض العناية الواجبة على معاملات الاندماج والاستحواذ
- إجراءات الدفاع والإنفاذ التنظيمية
- تصميم وتدقيق نظام الامتثال
- تقييم مخاطر المسؤولية الشخصية لأعضاء مجلس الإدارة
- استشارات عقوبات الاتحاد الأوروبي وإدارة المخاطر الاستراتيجية
المواد ذات الصلة
- المسؤولية الشخصية للمديرين عن خرق عقوبات الاتحاد الأوروبي
- كيفية بناء الامتثال للعقوبات في شركة دولية
- العناية الواجبة من الطرف المقابل بموجب عقوبات الاتحاد الأوروبي
- لائحة مراقبة الصادرات الجديدة للاتحاد الأوروبي: ما يحتاج مجلس الإدارة إلى معرفته
- التحقيق الداخلي في حالة مخالفة الجزاءات: الدليل العملي
- مخاطر أعضاء مجلس الإدارة في عمليات الاندماج والاستحواذ في ولايات العقوبات
- كيفية إعداد شركة للتفتيش من قبل منظم عقوبات الاتحاد الأوروبي
- لهجة في الأعلى: لماذا يبدأ الامتثال من مجلس الإدارة؟
الاستنتاج
ولا يشكل دور مجلس الإدارة في نظام امتثال الشركات عبئا إضافيا، بل محتوى واجباته الائتمانية في ظل ظروف تنظيم العقوبات الصارمة.
لا تعتمد الحماية الفعالة لرجال الأعمال والمديرين على الموافقة المخصصة على المستندات، بل على الإشراف المستمر والكفاءة وتوثيق القرارات والقدرة على إثبات سلامة أفعالهم.
وفي عصر حزم العقوبات الأوروبية، والتنسيق الجنائي والإنفاذ، فإن المجلس الذي يفوز ليس هو المجلس الذي يفوض الامتثال للإدارة، بل هو المجلس الذي بنى الامتثال في الحوكمة الاستراتيجية ويستطيع أن يثبت ذلك أمام الجهات التنظيمية.
هل لديك سؤال حول موضوع هذه المقالة؟
اكتب إلينا وسنرد عليك خلال يوم عمل واحد.
