Corporate Governance internationaler Unternehmensgruppen

Corporate Governance internationaler Unternehmensgruppen

Wie man in einer Holding ein Entscheidungssystem aufbaut, das von Banken, Aufsichtsbehörden und Partnern anerkannt wird

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Die Gründung einer Holding in den VAE ist nicht die endgültige Strukturierung, sondern deren Anfang. Die eigentliche Herausforderung besteht darin, die Unternehmensführung so zu gestalten, dass der Konzern nicht als „leere Hülle“ wahrgenommen wird.

Das Hauptrisiko für internationale Konzerne, die Unternehmen in den VAE nutzen, sind nicht Steuerforderungen an sich, sondern die Nichteinhaltung des Unternehmensschleiers, die Sperrung von Bankkonten aufgrund undurchsichtiger Eigentümerstrukturen oder die Anfechtung von Managemententscheidungen.

Eine wirksame Unternehmensführung basiert auf drei Tests:

1. Wo tatsächlich die wichtigsten Entscheidungen getroffen werden.
2. Wie diese Entscheidungen dokumentiert und legitimiert werden
3. Wie ist die Verantwortung zwischen Mutter- und Tochterunternehmen aufgeteilt?

Wenn diese Probleme nicht gelöst werden, könnte die Gestaltung der gesamten Beteiligung als Fiktion mit katastrophalen Folgen angesehen werden – von der persönlichen Haftung des Begünstigten bis hin zur Störung von M&A-Transaktionen.

Wenn ein Audit des Managementsystems erforderlich ist

Die Frage der Einrichtung einer Corporate Governance in den VAE ist in den folgenden Situationen besonders akut:

• die Gruppe registriert eine Betriebsgesellschaft auf dem Festland (Mainland) oder in der Freizone (Free Zone) der VAE;
• Ein Firmenkonto wird eröffnet und die Compliance-Abteilung der Bank fordert eine detaillierte Managementstruktur (Organigramm und Governance-Handbuch);
• eine Holdinggesellschaft in den VAE dient der Verwaltung von Vermögenswerten in anderen Gerichtsbarkeiten;
• Der nominierte Direktor wird vorgestellt und seine Befugnisse sollten umrissen werden.
• Ein Begünstigter aus einem Land verwaltet das Vermögen über eine Vorstandssitzung in Dubai oder Abu Dhabi.
• die Gruppe bereitet sich auf eine Prüfung, Investition oder Exit-Strukturierung (Exit) vor;
• Der Umfang der Gruppe umfasst Unternehmen aus Offshore-, Onshore- und Niedrigsteuergebieten.

Der Fehler, den die meisten Begünstigten machen

Viele Unternehmer glauben, dass als alleiniger Gesellschafter und Geschäftsführer keine besonderen Verwaltungsverfahren erforderlich sind.

Das ist ein gefährliches Missverständnis.

Die richtige Frage ist nicht „Wer hat das Sagen“, sondern „Wie beweisen wir, dass die Entscheidungen eines Unternehmens seine eigenen sind?“ Das Fehlen von Sitzungsprotokollen, die Vermischung von Konten und die Verwaltung durch informelle Anweisungen in Messenger führen direkt dazu, dass das Gericht oder der Gläubiger das Unternehmen lediglich als „Alter Ego“ des Begünstigten anerkennt und dabei den Schutz der beschränkten Haftung außer Acht lässt.

Schritt 1. Überprüfen Sie die aktuelle Entscheidungsstruktur

Der erste Schritt besteht nicht darin, Stellenbeschreibungen zu verfassen, sondern eine rechtliche Due-Diligence-Prüfung der Unternehmensführung durchzuführen.

Folgendes sollte analysiert werden:

• Gründungsurkunde aller Unternehmen der Gruppe;
• das Bestehen und die Bedingungen von Aktionärsvereinbarungen (Unternehmensvereinbarungen);
• die Zusammensetzung der Verwaltungsräte und ihre tatsächliche Rolle;
• Führungskräfte sind berechtigt, Verträge und Bankmandate zu unterzeichnen.
• Geschichte der Unternehmensentscheidungen (Beschlüsse) in den letzten 2-3 Jahren;
• die Art des Cashflows zwischen den Konzernunternehmen (Darlehen, Dividenden, Bezahlung von Dienstleistungen) und deren dokumentarische Begründung.

Schwäche in dieser Phase ist nicht immer ein Problem. Das Fehlen von Protokollen kann häufig durch nachträgliche Ratifizierungen oder Beschlussfassungen ausgeglichen werden, dies muss jedoch erfolgen, bevor es zu einer Streitigkeit kommt.

Schritt 2. Unterscheiden Sie zwischen Eigentums- und Managementebenen

Der klassische Fehler besteht darin, die Kompetenz von Aktionären und Management zu vermischen.

Die Managementstruktur sollte klar Folgendes umfassen:

• Welche Entscheidungen werden ausschließlich vom Aktionär getroffen (Verkauf von Aktien, Liquidation, Wechsel des Direktors, Genehmigung größerer Transaktionen);
• Welche Entscheidungen fallen in die Zuständigkeit des Verwaltungsrates (Strategie, Budget, Großaufträge, Eröffnung von Filialen);
• Welche Probleme werden von der Geschäftsleitung gelöst (Betriebsverträge, Personaleinstellung, laufende Zahlungen).

Für Gruppen, die Unternehmen in den VAE nutzen (insbesondere in Finanzbereichen wie DIFC oder ADGM), ist der Besitz einer Vorstandssatzung und einer klaren Autoritätsmatrix eine Anforderung der Regulierungsbehörde und nicht nur ein Wunsch des Beraters.

Schritt 3. Grenzüberschreitende Lösungen legitimieren

Wenn der CEO eines Unternehmens in den VAE Anweisungen von einem Begünstigten mit Sitz in Europa oder der GUS erhält, ist es notwendig, einen rechtlichen Mechanismus zu schaffen, der diese Anweisungen in rechtliche Unternehmensakte umwandelt.

Dies kann erfolgen durch:

• Formelle Vorstandssitzungen mit Videoaufzeichnung und Protokoll;
• Von allen Direktoren unterzeichnete schriftliche Beschlüsse
• Corporate Secretary Institute in DIFC/ADGM-Gerichtsbarkeiten
• Besondere Vollmachten (SPOA) für bestimmte Transaktionen.

Auf dem Festland von Dubai sind zweisprachige, notariell beglaubigte und legalisierte Protokolle keine Bürokratie, sondern ein Beweis dafür, dass das Unternehmen die Entscheidung zu gegebener Zeit getroffen hat. Ohne dies kann jeder Auftragnehmer die Autorität des Unterzeichners anfechten.

Schritt 4. Stellen Sie wirtschaftliche Präsenz (wirtschaftliche Substanz) und Inhalte bereit

Bei der Unternehmensführung geht es nicht nur um Papier, sondern auch um tatsächliche Aktivitäten.

Ein Unternehmen in den Vereinigten Arabischen Emiraten, das Steuervorteile in Anspruch nimmt und den Status eines Steueransässigen in anderen Ländern vermeidet, muss Folgendes nachweisen:

• Wichtige Managemententscheidungen werden in den VAE getroffen (residente Direktoren);
• dass das Unternehmen über qualifiziertes Personal, Büro- und Betriebskosten verfügt;
• dass die Vorstandssitzungen in den VAE stattfinden (physische Anwesenheit des Quorums);
• Das Unternehmen ist kein „Vermittler“ (Durchleitung) für den einfachen Geldtransfer.

Die Regulierungsbehörden achten nicht auf die Anzahl der angemieteten Büros, sondern auf den Standort des strategischen Entscheidungszentrums (POEM). Die Protokolle der Treffen mit Ort und Teilnehmern sind der beste Beweis.

Schritt 5. Richten Sie Bankmandate und Finanzkontrollen ein

Das Bankensystem der VAE reagiert äußerst empfindlich auf Governance-Fragen. Compliance-Verfahren erfordern nicht nur die Offenlegung der Aktionäre, sondern auch aller Unterzeichner und eine Kontokontrolle.

Hier ist es entscheidend.

• Signaturgruppen (A, B oder gemeinsam) im Bankmandat definieren;
• • Legen Sie Obergrenzen für verschiedene Managementebenen fest (die Zahlungen über einen bestimmten Betrag genehmigen können);
• Bankmandate mit Unternehmensbeschlüssen zur Ernennung von Führungskräften verknüpfen;
• Stellen Sie sicher, dass jede Aktion auf dem Konto eine Unternehmensbasis hat, was besonders wichtig ist, wenn Gelder innerhalb der Holding bewegt werden (Treasury Management).

Ein unklares Bankmandat oder eine Verzögerung bei der Aktualisierung der Informationen über den Wechsel des Direktors ist einer der Hauptgründe für die Sperrung von Konten in den VAE.

Schritt 6. Schützen Sie die Direktoren: Teilen Sie auf

Ein nominierter oder professioneller Direktor birgt in den VAE ernsthafte Risiken, einschließlich der strafrechtlichen Haftung für eine Reihe von Finanzverbrechen und Verwaltungsstrafen (z. B. wegen verspäteter Einreichung von Berichten).

Zum Schutz des Managements und der Begünstigten ist Folgendes erforderlich:

• Entschädigungsvereinbarungen (Verlustausgleichsvereinbarungen) zwischen dem Geschäftsführer und dem Aktionär abzuschließen;
• Legen Sie in Arbeits- oder Dienstverträgen mit Direktoren klar die Grenzen ihrer Befugnisse fest.
• D&O-Versicherung, die den Standard für ausgereifte Strukturen darstellt.
• Richten Sie den Prozess zur Information der Direktoren über alle wichtigen Fakten der Unternehmensaktivitäten ein.

Der Direktor kann sich nicht auf Unwissenheit berufen, wenn er das Amt offiziell innehat. Das Managementsystem sollte ihm Zugang zu Informationen ermöglichen.

Schritt 7. Unternehmensrichtlinien entwickeln und umsetzen

Eine internationale Unternehmensgruppe kann nicht „nach Konzepten“ arbeiten. Es benötigt ein Paket von Dokumenten (Governance Framework), das für alle Tochtergesellschaften verbindlich wird.

Dieses Paket beinhaltet normalerweise:

• Corporate Governance Kodex (CGD)
• Richtlinie zu Interessenkonflikten;
• Richtlinie zu Transaktionen mit verbundenen Parteien (Richtlinie zu Transaktionen mit verbundenen Parteien)
• Vorschriften zur Aufbewahrung von Unternehmensdokumenten (Record Keeping Policy);
• Dividendenzahlung und konzerninterne Finanzpolitik.

Dies reduziert nicht nur Managementrisiken, sondern erhöht auch die Kapitalisierung des Unternehmens in den Augen von Wirtschaftsprüfern, Banken und potenziellen Investoren deutlich.

Typische Fehler bei der Leitung internationaler Gruppen aus den VAE

1. Die Aussage „Zahle die Rechnung“ in WhatsApp ist keine Unternehmensentscheidung und zerstört den Schutz des Unternehmens.
2. Wenn der Vorstand jahrelang nicht zusammengetreten ist, wird dies als Beweis für das Fehlen einer echten Regierungsführung in den VAE herangezogen.
3. Alleinaktionärsbeschlüsse müssen schriftlich verfasst werden, insbesondere bei großen Darlehen oder einem Wechsel des Geschäftsführers.
4. Die Rückdatierung von Dokumenten kann in den VAE als Straftat (Fälschung) angesehen werden. Verlorene Protokolle sollten durch Ratifizierung und nicht durch Fälschung wiederhergestellt werden.
5. Das Versäumnis, Daten an das Register der wirtschaftlichen Eigentümer zu übermitteln oder nicht rechtzeitig zu aktualisieren, führt zu hohen Geldstrafen und der Sperrung jeglicher Kapitalmaßnahmen.
6. Die Zahlung der persönlichen Ausgaben des Begünstigten direkt vom Firmenkonto des Unternehmens in den VAE ist der schnellste Weg, die beschränkte Haftung zu verlieren.

Checkliste für den Begünstigten

Bevor Sie über den Aufbau eines Managementsystems nachdenken, beantworten Sie 12 Fragen:

1. Sind in allen Konzerngesellschaften Direktoren ernannt und sind ihre Befugnisse klar?
2. Gibt es ein aktuelles Register der wirtschaftlichen Eigentümer und wird es gemäß den Anforderungen der VAE geführt?
3. Wurden alle wichtigen Entscheidungen (Kredite, Führungswechsel, Dividenden) in Form schriftlicher Beschlüsse getroffen?
4. Ist im Bankmandat festgelegt, wer das Konto führt und auf welcher Grundlage?
5. Ist die tatsächliche Verwaltung der Registrierungsunterlagen des Unternehmens konform?
6. Wo und wie werden die Aufzeichnungen, Satzungen und Register der Aktionäre aufbewahrt?
7. Haben nominierte Direktoren eine Entschädigungsvereinbarung und sind ihre Handlungen begrenzt?
8. Wurde die wirtschaftliche Präsenz (ESR) des Unternehmens in den VAE geprüft?
9. Ist das Verfahren zur Genehmigung von Interessententransaktionen dokumentiert?
10. Wie beweisen wir, dass sich das Entscheidungszentrum in den VAE befindet?
11. Verfügen wir über eine Arbeitsmatrix für die Delegation von Befugnissen?
12. Ist sich jeder Manager der Grenzen seiner Verantwortung bewusst?

Struktur guter Regierungsführung: Vier-Linien-Schutz

1. Rechtsinhalt: Gründungsurkunden, Register, Protokolle, Treuhanderklärungen. Eine Grundlage, ohne die alles andere keine Rolle spielt.
2. Wirtschaftliche Substanz: Büro, Personal, Ausgaben. Der Beweis, dass ein Unternehmen nicht nur aus einem Dokumentenordner besteht.
3. Banking & Treasury: Mandate, Compliance, Audit. Gewährleistet den unterbrechungsfreien Betrieb der Konten und die KYC-Durchführung.
4. Managementkreis (Entscheidungsfindung) Ratssitzungen, Autoritätsmatrix, echtes Management. Das Unternehmen wird professionell und eigenverantwortlich aus dem Willen einer Person geführt.

FAQ

Kann ich ein Unternehmen in den VAE leiten, während ich in einem anderen Land bin?

Es ist möglich, aber es ist notwendig, einen rechtlich korrekten Mechanismus aufzubauen. Wenn Sie Entscheidungen im Ausland treffen und diese einfach an einen lokalen Manager weiterleiten, besteht für das Unternehmen das Risiko, dass es in diesem anderen Land als Steueransässiger anerkannt wird und seinen Sitz in den VAE verliert. Entscheidungen müssen vom lokalen Management im Rahmen der delegierten Befugnisse getroffen werden, oder Sie müssen an Besprechungen teilnehmen.

Brauche ich ein echtes Büro, um mein Management nachzuweisen?

In den meisten Fällen ja. Flexible Lösungen wie Flexi-Desk in Freizonen sind für den Anfang gut, aber für eine ausgereifte Holdingstruktur mit mehreren Mitarbeitern und Bankdienstleistungen ist ein physisches Büro ein wichtiges Substanzelement.

Kann ich nachträglich Änderungen am Protokoll vornehmen?

Absolut nicht. Es ist eine Rechtssache. Wenn eine Entscheidung getroffen, aber nicht formalisiert wurde, kann sie bis zum aktuellen Datum als „Ratifizierung“ von Maßnahmen formalisiert werden oder es kann ein schriftlicher Beschluss mit einer Erläuterung der Umstände vorbereitet werden.

Was ist, wenn ich der einzige Eigentümer und Direktor bin?

Die Tatsache, dass ein Gesellschafter und ein Geschäftsführer in einer Person übereinstimmen, ist eine akzeptable Praxis. Aber das bringt Ihnen eine dreifache Verantwortung mit sich: Sie müssen ihre Entscheidungen schriftlich festhalten, persönliche und Unternehmensgelder nicht vermischen und formelle Verfahren strikt einhalten. Wenn Sie dies nicht tun, kann Ihr Unternehmen vor Gericht als Fiktion betrachtet werden und Ihnen wird der Schutz vor persönlicher Haftung für Schulden entzogen.

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Fazit

Corporate Governance internationaler Unternehmensgruppen aus den VAE ist kein bürokratisches Regelwerk, sondern eine Technologie zum Schutz von Geschäfts- und Privatvermögen.

Ein solides Design basiert nicht auf Zulassungsbescheinigungen, sondern darauf, wie Managemententscheidungen getroffen, formalisiert und nachgewiesen werden. Ohne diese Basis besteht die Gefahr, dass selbst das eleganteste internationale Bauwerk als leere Hülle wahrgenommen wird.

Der Gewinner ist nicht derjenige, der an Firmensekretär und Protokollen gespart hat, sondern derjenige, der vom ersten Tag an ein Managementsystem aufbaut, das für Fragen von Banken, Steuerbehörden, Investoren und Partnern bereit ist.