Rolle des Vorstands bei Unternehmensermittlungen

Die Rolle des Vorstands bei Unternehmensermittlungen. Praktische Anleitung für Unternehmen, die in der Europäischen Union Geschäfte tätigen

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Unternehmensermittlungen in der Europäischen Union sind nicht nur eine Aufgabe der Rechtsabteilung oder externer Berater. Dies ist einer der entscheidenden Punkte, wenn die tatsächliche Wirksamkeit des Vorstands überprüft wird.

Das Hauptrisiko für den Vorstand besteht nicht darin, dass der Verstoß aufgedeckt wird. Das Hauptrisiko besteht darin, dass der Vorstand von dem Problem erfährt, aber keine angemessenen, rechtzeitigen und ordnungsgemäß dokumentierten Maßnahmen ergreift.

In EU-Gerichtsbarkeiten führt dies mit ziemlicher Sicherheit zu persönlicher Haftung der Geschäftsführer, Reputationsschäden und Ansprüchen von Aktionären.

Die wirksame Rolle des Rates bei der Untersuchung basiert auf drei wichtigen Entscheidungen:

1. Der richtige Zeitpunkt, um zu erkennen, wann eine Untersuchung von routinemäßig zu Compliance-kritisch wird.
2. Gewährleisten Sie die Unabhängigkeit und Vollständigkeit der Untersuchung, ohne diese zu behindern.
3. Definieren Sie eine Strategie für die Offenlegung und Interaktion mit EU-Behörden oder nationalen Regulierungsbehörden.

Wenn diese drei Fragen nicht auf Vorstandsebene geklärt werden, riskiert das Unternehmen nicht nur Geldstrafen, sondern auch einen Verlust des Marktvertrauens und persönliche Ansprüche gegen die Geschäftsführer.

Dabei ist die Rolle des Vorstands besonders wichtig

Eine Einmischung des Verwaltungsrates in den Untersuchungsverlauf ist zwingend erforderlich, wenn:

• Der Fall betrifft das Top-Management (CEO, CFO, Leiter der Region);
• Die Untersuchung betrifft systemische Korruption oder Geldwäsche;
• Dies stellt einen Verstoß gegen das EU-Sanktionsrecht dar;
• Fragen des Jahresabschlusses und der Erklärungen des Emittenten werden angesprochen;
• Das Unternehmen erhielt eine Anfrage der europäischen Regulierungsbehörde (EPPO, NCA) oder ein Signal des Whistleblowers.
• eine Entscheidung über die Selbstanzeige (Selbstanzeige) sollte vor den Behörden getroffen werden;
• Erwägen Sie die Entlassung von Schlüsselpersonen oder die Einstellung des Geschäftsbetriebs;
• Der Vorfall gefährdet eine Lizenz, eine Bankgarantie oder einen wesentlichen Vertrag.
• Die Offenlegung von Informationen an der Börse ist gemäß der MAR (Marktmissbrauchsverordnung) erforderlich;
• Der potenzielle Schaden durch die Untersuchung ist vergleichbar mit dem Schaden durch den Verstoß selbst.

Der Fehler, den die meisten Regisseure machen

Viele Vorstandsmitglieder glauben, dass ihre Aufgabe darin besteht, das Budget zu kennen und zu genehmigen.

Das ist der falsche Ansatz.

Richtige Position: Unsere Aufgabe besteht darin, sicherzustellen, dass die Untersuchung so durchgeführt wird, dass die persönliche Haftung der Geschäftsführer und der kumulative Schaden für das Unternehmen minimiert werden.

Manchmal ist eine sofortige Benachrichtigung und Zusammenarbeit das beste Szenario. Manchmal ist die größtmögliche Wahrung des Anwaltsgeheimnisses (anwaltliches Berufsgeheimnis) erforderlich, bis das Ausmaß des Problems geklärt ist. Manchmal kommt es zu einer sofortigen Isolierung des Täters. Manchmal ist es notwendig, einen speziellen Vorstandsausschuss unter Einbeziehung externer Anwälte zu bilden, um Interessenkonflikte zu beseitigen.

Die Rolle des Gremiums bei Unternehmensermittlungen besteht nicht in der passiven Überwachung, sondern in der aktiven Verwaltung der Rechtsverteidigung des Unternehmens und seiner Geschäftsführung.

Schritt 1. Verstehen Sie ihre Verantwortlichkeiten in der EU-Gerichtsbarkeit

Das erste, was die Ratsmitglieder prüfen müssen, sind nicht die Einzelheiten des Vorfalls, sondern die Art ihrer Verantwortlichkeiten nach dem Gesellschafts- und Strafrecht der jeweiligen EU-Länder.

Direktoren in Europa tragen:

• Fürsorgepflicht (Treuepflicht)
• Pflicht, im Interesse des Unternehmens zu handeln;
• Die Verpflichtung, ein wirksames internes Kontrollsystem sicherzustellen;
• Besondere Verpflichtungen zur Verhinderung von Korruption, Geldwäsche und Verstößen gegen Sanktionsregime;
• In einigen Ländern (Deutschland, Niederlande, Frankreich) – direkte Verantwortung für Untätigkeit bei der Aufdeckung von Verstößen.

Das deutsche Zivil- und Gesellschaftsrecht, das französische Sapin II, EU-Richtlinien zum Hinweisgeberschutz und zur Unternehmensberichterstattung bilden einen hohen Standard: Der Geschäftsführer hätte es nicht einfach nicht wissen dürfen, er hätte angemessene Schritte unternehmen müssen, um es zu erfahren.

Schritt 2: Bewerten Sie die Notwendigkeit eines Sonderausschusses

Im Falle eines schwerwiegenden Vorfalls sollte der Vorstand unverzüglich über die Einrichtung eines unabhängigen Ausschusses entscheiden.

Ein solcher Ausschuss besteht in der Regel aus:

• Unabhängige, nicht geschäftsführende Direktoren;
• Mitglieder des Prüfungsausschusses;
• Personen, die nicht an operativen Tätigkeiten beteiligt sind und nicht mit den an der Untersuchung beteiligten Personen in Verbindung stehen.

Ausschuss:

• den Fortschritt der Untersuchung überwachen;
• direkte Berichte von externen Rechtsberatern und forensischen Spezialisten erhalten;
• gewährleistet die Wahrung der Vertraulichkeit;
• über den Umfang der Inspektion entscheiden;
• Es gibt Empfehlungen an den Council on Human Resources and Reputational Solutions.

Die Existenz eines solchen Ausschusses ist eines der Schutzargumente vor den europäischen Regulierungsbehörden. Dies zeigt die Ernsthaftigkeit des Problems und die Einhaltung der Sorgfaltspflicht.

Schritt 3. Stellen Sie sicher, dass die Untersuchung rechtlich korrekt gestaltet ist

Das Gefährlichste für den Vorstand ist die Vermischung interner Kontrolle und Rechtsschutz.

Hauptfehler:

• die Ermittlungen Personen anzuvertrauen, bei denen die Ermittlungen möglicherweise zu einem Ergebnis führen könnten;
• Verwenden Sie die falsche Form der Interaktion mit Anwälten und verlieren Sie das Privileg der Korrespondenz zwischen Anwalt und Mandant.
• In EU-Ländern, in denen eine eingeschränkte Anwaltsgeheimnis für Unternehmensjuristen (Inhouse Counsel) gilt, verlassen Sie sich auf die Vertraulichkeit der internen Korrespondenz.

Das richtige Design:

• die Einschaltung eines externen Rechtsberaters für eine unabhängige Untersuchung;
• Klare Unterscheidung: Anwälte geben rechtliche Einschätzungen ab und bereiten die Verteidigung vor, forensische Wirtschaftsprüfer sammeln Rechnungen;
• Dokumentation der Tatsache, dass die Arbeit im Rahmen der Vorbereitung der Rechtsverteidigung durchgeführt wird (besonders wichtig in Deutschland, Frankreich und unter Gefahr einer strafrechtlichen Verfolgung).

Schritt 4. Entscheiden Sie sich für die Offenlegung von Informationen (Selbstauskunft)

Eine der schwierigsten Entscheidungen des Gremiums besteht darin, ob die Ergebnisse oder Fortschritte der Ermittlungen der nationalen Regulierungsbehörde (NCA), der Staatsanwaltschaft oder europäischen Behörden gemeldet werden sollen.

Eine Selbstauskunft ist sinnvoll, wenn:

• Es ist unmöglich, den Vorfall zu vertuschen;
• Das Unternehmen versucht, eine Vergleichsvereinbarung abzuschließen und die Geldbuße herabzusetzen.
• Regulierungsbehörden (z. B. SFO im Vereinigten Königreich, PNF in Frankreich, OFAC/DOJ) fördern die Zusammenarbeit;
• Die Folgen einer Selbstanzeige sind geringer als die Risiken einer Fremdenttarnung.
• Aktionäre und Markt werden die Vertuschung als schwerwiegenderen Verstoß ansehen.

Die Entscheidung über die Selbstberichterstattung muss auf der Ebene eines Vorstands oder eines Sonderausschusses getroffen werden, da sie über das Schicksal des Unternehmens für die kommenden Jahre entscheidet.

Schritt 5. Sorgen Sie für die Sicherheit von Dokumenten und Daten

Am Tag des Vorfalls ist der Vorstand verpflichtet, durch einen Rechtsberater ein gerichtliches Halteverfahren einzuleiten.

Das bedeutet:

• Verbot der Löschung jeglicher Daten (E-Mails, Chats, Dateien, Entwürfe);
• Versenden von Benachrichtigungen an Informationsinhaber (Verwahrer);
• Aussetzung der Richtlinien zur automatischen Löschung;
• Gewährleistung der Sicherheit von Daten auf persönlichen Geräten, wenn die BYOD-Richtlinie verwendet wurde.

Die Nichteinhaltung dieser Anforderung kann als Behinderung der Justiz oder als Verletzung der Fürsorgepflicht gewertet werden. In EU-Ländern könnte dies zu dem Schluss führen, dass sich die Direktoren persönlich schuldig gemacht haben, sich den Ermittlungen zu widersetzen.

Schritt 6. Trennen Sie Kommunikation von Fakten

Der Vorstand macht oft den Fehler, eine öffentliche Stellungnahme zu formulieren, bevor die Fakten feststehen.

Die richtige Strategie:

• Fakten werden von einem Ermittlerteam gesammelt;
• Die rechtliche Beurteilung erfolgt durch einen externen Berater;
• Die Kommunikation mit dem Markt, den Mitarbeitern und den Regulierungsbehörden wird vom Rat unter Beteiligung von PR-Beratern, jedoch nach Einholung vorläufiger Schlussfolgerungen, vorbereitet.

Eine falsche oder voreilige Aussage, die später dementiert wird, wird zur eigenständigen Grundlage für Ansprüche und Vorwürfe der Irreführung des Marktes, insbesondere im Rahmen der MAR und der Transparenzrichtlinie.

Schritt 7. Verwalten der Risiken paralleler Prozesse

Europäische Unternehmensermittlungen führen fast immer zu Parallelverfahren:

• interne Disziplinarverfahren;
• zivilrechtliche Ansprüche von Gegenparteien;
• Anfragen von Wirtschaftsprüfern;
• Verwaltungsuntersuchung;
• strafrechtliche Ermittlungen gegen ein Unternehmen oder bestimmte Personen.

Der Vorstand sollte sich dieser Multi-Vektor-Natur bewusst sein und nicht zulassen, dass der Schutz in einem Bereich (z. B. einem Arbeitsstreit) den Schutz in einem anderen Bereich (z. B. einem Strafverfahren oder einer Transaktion mit einer Regulierungsbehörde) untergräbt.

Schritt 8. Bewertung der persönlichen Risiken von Direktoren

In einigen EU-Gerichtsbarkeiten können Direktoren, die der Korruption, des Betrugs oder der Verstöße gegen Sanktionen verdächtigt werden, nicht nur zivilrechtlich, sondern auch wegen Unterlassung oder Duldung strafrechtlich verfolgt werden.

Der Vorstand ergreift Maßnahmen, um die persönlichen Risiken jedes Direktors zu minimieren:

• den Erhalt von Informationen dokumentieren;
• sicherzustellen, dass der Rat unverzüglich handelt;
• externe Rechtsberater zu engagieren, um die Interessen der Direktoren zu schützen, wenn ein Konflikt mit den Interessen des Unternehmens besteht;
• Prüfen Sie den Deckungsumfang einer D&O-Versicherung und stellen Sie sicher, dass die Police die Anwaltskosten bei strafrechtlichen Ermittlungen im jeweiligen EU-Land abdeckt.

Schritt 9. Treffen Sie Personalentscheidungen

Nach der Untersuchung ist der Vorstand verpflichtet, über das Schicksal der beteiligten Mitarbeiter und Führungskräfte zu entscheiden.

Zu den Lösungen können gehören:

• Aussetzung während der Untersuchung;
• Entlassung;
• Streichung von Boni (Clawback-Bestimmungen);
• Weitergabe von Materialien an Strafverfolgungsbehörden zur persönlichen Strafverfolgung.

Untätigkeit in Personalangelegenheiten gilt in der EU als stillschweigendes Hinnehmen von Verstößen und als Verletzung der Aufsichtspflicht.

Schritt 10. Systemische Ursachen beheben und den Stakeholdern Bericht erstatten

Die Untersuchung ist erst abgeschlossen, wenn der Rat davon überzeugt ist, dass die Ursache des Vorfalls beseitigt wurde.

Dies impliziert:

• Änderungen im internen Kontrollsystem;
• Ersatz verantwortlicher Personen;
• Überprüfung des KPI-Systems und der Boni, die Anreize für Verstöße gaben;
• Einführung neuer Schulungen;
• Öffentliche Berichterstattung über ggf. getroffene Maßnahmen im Rahmen der Corporate Governance und den Nachhaltigkeitsbericht.

Europäische Investoren, Regulierungsbehörden und Ratingagenturen bewerten die Qualität der Reaktion des Gremiums und nicht das Problem.

Interner Ausschuss vs. Vollständiger Tipp: Was und wer kontrolliert werden soll

Die Wahl hängt nicht von allgemeinen Unternehmenspraktiken ab, sondern vom konkreten Vorfall, seinem Ausmaß, den beteiligten Personen und den damit verbundenen rechtlichen Risiken.

So stärken Sie Ihre Position, bevor es zu einem Zwischenfall kommt

Der beste Schutz des Vorstands entsteht nicht nach einem Vorfall, sondern bereits in der Phase des Aufbaus eines Compliance-Systems.

Es ist notwendig einzuführen:

• Klare Protokolle zur Eskalation von Informationen von der operativen Ebene an den Vorstand.
• Regelmäßige Compliance-Risikoberichte (mindestens vierteljährlich)
• Richtlinie zur Meldung von Whistleblower-Nachrichten;
• Das Recht des Compliance-Beauftragten auf direkten Zugang zum Vorstand oder Prüfungsausschuss;
• das Verfahren zur Einrichtung eines Sonderausschusses;
• Vorab genehmigtes Budget für rechtliche Unterstützung im Falle von Vorfällen;
• ein zuvor vereinbarter externer Rechtsberater für Unternehmensermittlungen;
• Regelungen zur Interaktion mit Aufsichtsbehörden und PR-Diensten bei Vorfällen.

Corporate Governance in der EU ist keine Formalität, sondern ein funktionierendes System, das die Regulierungsbehörde in Krisenzeiten bewertet.

Typische Vorstandsfehler bei Unternehmensermittlungen in der EU

1. Der Rat kann dafür verantwortlich sein, Informationen einzuholen und sie nicht aufzuzeichnen, auch wenn er keinen formellen Beschluss gefasst hat.

2. In der EU ist die Korrespondenz mit internen Anwälten oft nicht durch das Geheimhaltungsrecht geschützt.

3. Eine Verzögerung der Offenlegungsentscheidung Ein Aufschub könnte als Vertuschungsversuch interpretiert werden.

4. Der Rat führt keine Vernehmungen durch, gewährleistet jedoch die Qualität des Verfahrens.

5. Ermittlungsmaßnahmen in einem EU-Land können gegen EU-Recht oder das nationale Recht eines anderen Mitgliedstaats verstoßen.

6. Vergessen Sie die DSGVO und das Arbeitsrecht. Die illegale Erhebung von Mitarbeiterdaten während einer Untersuchung führt zu gesonderten Sanktionen.

7. Ein öffentlicher Skandal verursacht oft mehr Schaden als eine Geldstrafe.

Checkliste des Vorstandsmitglieds zu Beginn der Untersuchung

Bevor Sie beginnen, beantworten Sie 15 Fragen:

1. Habe ich eine schriftliche Sachverhaltsmitteilung erhalten?
2. Habe ich meine Reaktion und mein Handeln dokumentiert?
3. Bestehen Interessenkonflikte zwischen den mit der Untersuchung beauftragten Personen?
4. Wurde ein Sonderausschuss eingerichtet?
5. Sind externe Rechtsberater beteiligt?
6. Wird der Vertrag mit Anwälten ordnungsgemäß ausgeführt, um das Privileg zu wahren?
7. Haben Sie eine Mitteilung zur Vorratsdatenspeicherung (Legal Hold) erhalten?
8. Wird die Notwendigkeit einer sofortigen Suspendierung des Personals geprüft?
9. Wurde die Offenlegungspflicht gegenüber der Regulierungsbehörde überprüft?
10. Ist der Umfang einer möglichen strafrechtlichen Verantwortlichkeit in der EU klar?
11. Werden die D&O-Richtlinie und die Deckung überprüft?
12. Ist das Kommunikationsprojekt mit dem Markt fertig?
13. Gibt es einen Unternehmensreputationsplan, der vom Rechtsplan getrennt ist?
14. Verstehe ich, wer der Hauptnutznießer der langwierigen Untersuchung ist?
15. Was wäre verheerender: Liegt es an der Publizität oder an deren mangelndem Interesse?

Wie eine starke Vorstandsstrategie aussieht

Die starke Strategie des Rates bei der EU-Unternehmensermittlung besteht aus fünf Ebenen:

1. Governance & Sorgfaltspflicht Festlegung von Aufgaben, Bildung eines Ausschusses, Dokumentation von Schritten, Beseitigung von Interessenkonflikten.

2. Privilegien und Verfahren des Anwalts. Korrekte Untersuchungsgestaltung durch externe Anwälte, Trennung von Sachverhalt und Beurteilung, Schutz von Materialien.

3. Regulierungs- und strafrechtliche Gefährdungsbeurteilung der Offenlegungspflichten, Analyse der Selbstauskunftsaussichten, Interaktion mit der NCA, der EPPO und anderen Stellen.

4. Stakeholder- und Marktkommunikation Kontrolle des Informationsfeldes, Übereinstimmung der Aussagen mit Fakten, Einhaltung der MAR.

5. Abhilfe und Zukunftssicherheit Demonstration der Korrektur von Systemmängeln, Managementwechsel, Stärkung der Compliance, Marktberichterstattung.

Ohne die erste und fünfte Ebene würde die Untersuchung wie ein Versuch aussehen, den Sturm abzuwarten, und nicht wie ein Risikomanagement nach Treu und Glauben.

FAQ

Ist die Platine verpflichtet, jedes Signal zu untersuchen? Jedes Signal muss nach den Kriterien Wesentlichkeit und Risiko bewertet werden. Die Entscheidung, keine Untersuchung einzuleiten, muss dokumentiert und begründet werden.

Ist eine interne Untersuchung ohne externe Anwälte möglich? Interne Anwälte des Unternehmens haben nicht immer den Status von Unabhängigen, und ihre Korrespondenz kann im Rahmen der Untersuchung ohne den Schutz des Anwaltsgeheimnisses beansprucht werden.

Der genaue Zeitpunkt hängt von der nationalen Gesetzgebung ab (Deutschland, Frankreich und die Niederlande haben unterschiedliche Regelungen). In der Regel jedoch sofort, sobald die Tatsache der strafrechtlich relevanten Tat feststeht oder die Behörde die Unvermeidlichkeit ihrer Entdeckung erkannt hat.

Können die Geschäftsführer persönlich eingebunden werden? In EU-Gerichtsbarkeiten werden Direktoren wegen Untätigkeit regelmäßig zivil- und strafrechtlich verfolgt, insbesondere in Fällen von Korruption, Betrug und Sanktionsverstößen.

Entfernen Sie ihn sofort aus der Entscheidungskette, übertragen Sie die Kontrolle einem Sonderausschuss und ernennen Sie einen externen Anwalt, der die Interessen des Unternehmens getrennt vom CEO wahrnimmt.

Beauftragen Sie von Beginn an einen externen qualifizierten Anwalt, der die sachliche Datenerhebung leitet und eine rechtliche Beurteilung abgibt. Unterscheiden Sie die Kommunikation über rechtliche und geschäftliche Entscheidungen.

Es ist notwendig, die Regeln in allen betroffenen Gerichtsbarkeiten gleichzeitig zu bewerten, da die Offenlegung von Informationen in einem Land eine strafrechtliche Verfolgung in einem anderen Land nach sich ziehen kann und umgekehrt.

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Fazit

Die Rolle des Gremiums bei Unternehmensermittlungen in der Europäischen Union besteht nicht in der zeremoniellen Aufsicht, sondern in der direkten Ausübung treuhänderischer Pflichten und im Management persönlicher Risiken.

Die starke Position des Rates basiert auf einer sofortigen und dokumentierten Reaktion, einer unabhängigen rechtlichen Gestaltung der Untersuchung, einer strengen Kontrolle über die Wahrung von Privilegien und einer bewussten strategischen Entscheidung über die Interaktion mit dem Staat und dem Markt.

Das Unternehmen, das die Unternehmenskrise nicht gewinnt, ist nicht dasjenige, das keinen Zwischenfall hatte. Derjenige, dessen Vorstand in den ersten 72 Stunden nach Entdeckung des Problems die richtigen Entscheidungen getroffen hat.