دور مجلس الإدارة في تحقيقات الشركات
دور مجلس الإدارة في تحقيقات الشركات: إرشادات عملية للشركات التي تمارس الأعمال التجارية في الاتحاد الأوروبي
السائدة
إن التحقيق في الشركات في الاتحاد الأوروبي ليس مجرد مهمة للإدارة القانونية أو المستشارين الخارجيين. وهذه إحدى النقاط الأساسية عند اختبار الفعالية الفعلية لمجلس الإدارة.
الخطر الرئيسي الذي يواجه مجلس الإدارة لا يتمثل في الكشف عن الانتهاك. ويكمن الخطر الرئيسي في أن يعلم مجلس الإدارة بالمشكلة ولكنه لن يتخذ الخطوات الكافية وفي الوقت المناسب والموثقة بشكل صحيح.
وفي الولايات القضائية للاتحاد الأوروبي، يكاد يكون من المؤكد أن يؤدي ذلك إلى المسؤولية الشخصية للمديرين، والإضرار بالسمعة، ومطالبات من المساهمين.
ويرتكز الدور الفعال للمجلس في التحقيق على ثلاثة قرارات رئيسية:
- الوقت المناسب لتحديد متى ينتقل التحقيق من الروتين إلى الامتثال الحرج.
- - ضمان استقلالية التحقيق واكتماله دون عرقلة سيره.
- تحديد استراتيجية للإفصاح والتفاعل مع السلطات العامة في الاتحاد الأوروبي أو الهيئات التنظيمية الوطنية.
إذا لم يتم تسوية هذه القضايا الثلاث على مستوى مجلس الإدارة، فإن الشركة لا تخاطر بالغرامات فحسب، بل وأيضاً فقدان ثقة السوق والمطالبات الشخصية ضد أعضاء مجلس الإدارة.
عندما يكون دور مجلس الإدارة مهمًا بشكل خاص
ويكون تدخل مجلس الإدارة في سير التحقيق إلزامياً إذا:
- تتعلق القضية بالإدارة العليا (الرئيس التنفيذي، المدير المالي، رئيس المنطقة)؛
- يتعلق التحقيق بالفساد المنهجي أو غسيل الأموال.
- وهذا انتهاك لتشريع عقوبات الاتحاد الأوروبي؛
- يتم التطرق إلى قضايا البيانات المالية وبيانات المصدر.
- تلقت الشركة طلبًا من الجهة التنظيمية الأوروبية (EPPO، NCA) أو إشارة من المبلغين عن المخالفات.
- وينبغي اتخاذ قرار بشأن الإبلاغ الذاتي (الكشف الطوعي) أمام السلطات؛
- النظر في إقالة الأشخاص الرئيسيين أو تعليق العمليات التجارية؛
- يهدد الحادث ترخيصًا أو ضمانًا مصرفيًا أو عقدًا كبيرًا.
- إن الكشف عن المعلومات في سوق الأوراق المالية مطلوب وفقًا لـ MAR (لائحة إساءة استخدام السوق)؛
- الضرر المحتمل من التحقيق يمكن مقارنته بالضرر الناجم عن الانتهاك نفسه.
الخطأ الذي يقع فيه معظم المخرجين
يعتقد العديد من أعضاء مجلس الإدارة أن دورهم هو أن يكونوا على دراية بالميزانية والموافقة عليها.
هذا هو النهج الخاطئ.
الموقف الصحيح: يتمثل دورنا في ضمان إجراء التحقيق بطريقة تقلل من المسؤولية الشخصية لأعضاء مجلس الإدارة والأضرار التراكمية التي تلحق بالشركة.
في بعض الأحيان يكون أفضل سيناريو هو الإخطار والتعاون الفوري. في بعض الأحيان، يتم الحفاظ على الحد الأقصى من سرية المحامين (الامتياز المهني القانوني) حتى يتم توضيح حجم المشكلة. وفي بعض الأحيان، يتم العزل الفوري للجاني. في بعض الأحيان، يكون من الضروري إنشاء لجنة خاصة من مجلس الإدارة بمشاركة محامين خارجيين لإزالة تضارب المصالح.
إن دور مجلس الإدارة في تحقيقات الشركات لا يتمثل في المراقبة السلبية، بل في الإدارة النشطة للدفاع القانوني عن الشركة وإدارتها.
الخطوة 1. فهم مسؤولياتهم في الولايات القضائية للاتحاد الأوروبي
أول ما يتعين على أعضاء المجلس فحصه ليس تفاصيل الحادث، بل طبيعة مسؤولياتهم بموجب قانون الشركات والقانون الجنائي لدول الاتحاد الأوروبي المعمول بها.
المديرون في أوروبا يحملون:
- واجب الرعاية (واجب الولاء)
- واجب التصرف لصالح الشركة ؛
- الالتزام بالتأكد من وجود نظام فعال للرقابة الداخلية؛
- الالتزامات الخاصة بمنع الفساد وغسل الأموال وانتهاكات أنظمة العقوبات؛
- في بعض البلدان (ألمانيا وهولندا وفرنسا) - المسؤولية المباشرة عن التقاعس عن الكشف عن الانتهاكات.
يشكل القانون المدني وقانون الشركات الألماني، وقانون سابين الثاني الفرنسي، وتوجيهات الاتحاد الأوروبي بشأن حماية المبلغين عن المخالفات وإبلاغ الشركات معيارًا عاليًا: لا ينبغي للمدير ببساطة ألا يعرف، بل كان ينبغي عليه اتخاذ خطوات معقولة للمعرفة.
الخطوة 2. تقييم الحاجة إلى لجنة خاصة
وفي حالة وقوع حادث خطير، يجب على مجلس الإدارة أن يقرر على الفور ما إذا كان سيتم إنشاء لجنة مستقلة أم لا.
وتتكون هذه اللجنة عادة من:
- أعضاء مجلس الإدارة غير التنفيذيين المستقلين؛
- أعضاء لجنة التدقيق؛
- الأشخاص غير المشاركين في الأنشطة التنفيذية وغير المرتبطين بالأشخاص المشاركين في التحقيق.
اللجنة:
- مراقبة التقدم المحرز في التحقيق؛
- تلقي تقارير مباشرة من المستشارين القانونيين الخارجيين والمتخصصين في الطب الشرعي؛
- يضمن الحفاظ على السرية؛
- اتخاذ قرار بشأن نطاق التفتيش؛
- ويقدم توصيات إلى مجلس الموارد البشرية وحلول السمعة.
ويعد وجود مثل هذه اللجنة إحدى حجج الحماية أمام الهيئات التنظيمية الأوروبية. وهذا يدل على جدية المشكلة والامتثال لواجب الرعاية.
الخطوة 3. التأكد من التصميم القانوني الصحيح للتحقيق
وأخطر ما في الأمر بالنسبة لمجلس الإدارة هو الخلط بين الرقابة الداخلية والحماية القانونية.
الأخطاء الرئيسية:
- إسناد التحقيق إلى الأشخاص الذين قد يتم الكشف عنهم؛
- استخدام الشكل الخاطئ للتفاعل مع المحامين، مما يؤدي إلى فقدان امتياز المراسلات بين المحامي وموكله؛
- في دول الاتحاد الأوروبي حيث يتم تطبيق نسخة محدودة من الامتياز القانوني لمحامي الشركات (المحامي الداخلي)، تعتمد على سرية المراسلات الداخلية.
التصميم الصحيح:
- وإشراك مستشار قانوني خارجي لإجراء تحقيق مستقل؛
- تمييز واضح: يقوم المحامون بتقديم التقييم القانوني وإعداد الدفاع، ويقوم المحاسبون القضائيون بجمع الفواتير؛
- توثيق حقيقة أن العمل يتم في إطار إعداد الدفاع القانوني (مهم بشكل خاص في ألمانيا وفرنسا والمعرضين لخطر الملاحقة الجنائية).
الخطوة 4. اتخاذ قرار بشأن الكشف عن المعلومات (الإبلاغ الذاتي)
أحد أصعب قرارات مجلس الإدارة هو ما إذا كان يجب الإبلاغ عن نتائج التحقيق أو تقدمه إلى الهيئة التنظيمية الوطنية (NCA) أو مكتب المدعي العام أو السلطات الأوروبية.
يكون الإبلاغ الذاتي منطقيًا إذا:
- من المستحيل التستر على الحادثة.
- تسعى الشركة إلى إبرام صفقة إقرار بالذنب وتخفيض الغرامة؛
- الجهات التنظيمية (مثل مكتب مكافحة جرائم الاحتيال الخطيرة في المملكة المتحدة، وPNF في فرنسا، ومكتب مراقبة الأصول الأجنبية/وزارة العدل) تشجع التعاون؛
- إن عواقب الإفصاح الذاتي أقل من مخاطر الكشف الخارجي.
- سيرى المساهمون والسوق أن التستر هو انتهاك أكثر خطورة.
ويجب اتخاذ القرار بشأن التقرير الذاتي على مستوى مجلس الإدارة أو لجنة خاصة، لأنه يحدد مصير الشركة لسنوات قادمة.
الخطوة 5. التأكد من سلامة المستندات والبيانات
وفي يوم وقوع الحادثة، يلتزم مجلس الإدارة بمباشرة إجراءات الملاحقة القانونية من خلال مستشار قانوني.
وهذا يعني:
- حظر حذف أي بيانات (رسائل البريد الإلكتروني، والمحادثات، والملفات، والمسودات)؛
- إرسال الإخطارات إلى أصحاب المعلومات (الأوصياء)؛
- تعليق سياسات الحذف التلقائي؛
- التأكد من سلامة البيانات الموجودة على الأجهزة الشخصية في حالة استخدام سياسة BYOD.
قد يتم تصنيف عدم الامتثال لهذا الشرط على أنه عرقلة للعدالة أو انتهاك لواجب الرعاية. وفي دول الاتحاد الأوروبي، قد يؤدي هذا إلى استنتاج مفاده أن المديرين مذنبون شخصيًا بمعارضة التحقيق.
الخطوة 6. افصل التواصل عن الحقائق
وكثيراً ما يرتكب مجلس الإدارة خطأً بمحاولة صياغة موقف عام قبل إثبات الحقائق.
الإستراتيجية الصحيحة:
- يتم جمع الحقائق من قبل فريق من المحققين.
- يتم توفير التقييم القانوني من قبل مستشار خارجي.
- يتم إعداد التواصل مع السوق والموظفين والمنظمين من قبل المجلس بمشاركة مستشاري العلاقات العامة، ولكن بعد الحصول على استنتاجات أولية.
ويصبح البيان الكاذب أو السابق لأوانه، والذي يتم رفضه لاحقًا، أساسًا قائمًا بذاته للادعاءات والاتهامات بتضليل السوق، خاصة بموجب قانون MAR وتوجيه الشفافية.
الخطوة 7. إدارة مخاطر العمليات الموازية
تؤدي تحقيقات الشركات الأوروبية دائمًا إلى إجراءات موازية:
- الإجراءات التأديبية الداخلية؛
- المطالبات المدنية من الأطراف المقابلة؛
- الطلبات المقدمة من مراجعي الحسابات؛
- التحقيق الإداري؛
- التحقيق الجنائي ضد شركة أو أفراد محددين.
وينبغي لمجلس الإدارة أن يفهم هذه الطبيعة المتعددة العوامل وألا يسمح للحماية في مسار واحد (على سبيل المثال، نزاع عمل) بتقويض الحماية في مسار آخر (على سبيل المثال، قضية جنائية أو معاملة مع جهة تنظيمية).
الخطوة 8. تقييم المخاطر الشخصية للمديرين
في بعض الولايات القضائية للاتحاد الأوروبي، قد تتم محاكمة المديرين المشتبه في تورطهم في الفساد أو الاحتيال أو انتهاك العقوبات ليس فقط في القانون المدني ولكن أيضًا بسبب الفشل في التصرف أو التواطؤ.
يجب على مجلس الإدارة اتخاذ التدابير اللازمة لتقليل المخاطر الشخصية لكل عضو:
- توثيق حقيقة تلقي المعلومات؛
- وضمان تصرف المجلس دون تأخير؛
- الاستعانة بمستشارين قانونيين خارجيين لحماية مصالح أعضاء مجلس الإدارة في حالة وجود تعارض مع مصالح الشركة؛
- تحقق من تغطية تأمين D&O وتأكد من أن البوليصة تغطي تكاليف المحامين في التحقيقات الجنائية في دولة الاتحاد الأوروبي ذات الصلة.
الخطوة 9. اتخاذ القرارات المتعلقة بالموظفين
وبعد التحقيق، يصبح مجلس الإدارة ملزما بتقرير مصير الموظفين والمديرين المعنيين.
قد تشمل الحلول ما يلي:
- الإيقاف أثناء التحقيق؛
- الفصل؛
- إزالة المكافآت (أحكام الاسترداد)؛
- نقل المواد إلى وكالات إنفاذ القانون للملاحقة الشخصية.
يعتبر التقاعس عن العمل في شؤون الموظفين في الاتحاد الأوروبي بمثابة قبول ضمني للانتهاكات وانتهاك لواجب الرقابة.
الخطوة 10. تصحيح الأسباب النظامية وتقديم تقرير إلى أصحاب المصلحة
ولا يكتمل التحقيق إلا بعد اقتناع المجلس بزوال سبب الحادث.
وهذا يعني:
- التغييرات في نظام الرقابة الداخلية.
- استبدال الأشخاص المسؤولين؛
- مراجعة نظام مؤشرات الأداء الرئيسية والمكافآت المحفزة على المخالفات.
- إدخال دورات تدريبية جديدة؛
- إعداد تقارير عامة عن التدابير المتخذة (إن وجدت) في إطار حوكمة الشركات وتقرير الاستدامة.
ويقوم المستثمرون الأوروبيون، والمنظمون، ووكالات التصنيف بتقييم جودة استجابة مجلس الإدارة وليس المشكلة.
اللجنة الداخلية مقابل النصيحة الكاملة: ما يجب التحكم فيه ومن
| المعايير | اللجنة المخصصة للمجلس | التشكيل الكامل للمجلس |
|---|---|---|
| تضارب المصالح | الحد الأدنى (المديرين المستقلين) | يمكن أن تكون عالية. |
| سرعة اتخاذ القرارات | طويل القامة. | منخفض (بين الاجتماعات) |
| السرية | من السهل السيطرة عليها | أكثر صعوبة (عدد أكبر من المشاركين) |
| حماية من التسرب | قوي. | أضعف. |
| اكتمال المعلومات للمجلس | يعتمد على القواعد. | الحد الأقصى |
| الطهارة الشرعية | ويفضل | يمكن أن يؤدي إلى "إصابة" الشهود. |
ولا يعتمد الاختيار على الممارسات العامة للشركة، بل على الحادث المحدد ونطاقه والأفراد المعنيين والمخاطر القضائية التي ينطوي عليها.
كيف تقوي موقفك قبل وقوع الحادث
أفضل حماية لمجلس الإدارة لا يتم بناؤها بعد وقوع حادث، ولكن في مرحلة بناء نظام الامتثال.
من الضروري تقديم:
- بروتوكولات واضحة لتصعيد المعلومات من المستوى التشغيلي إلى مجلس الإدارة.
- تقارير مخاطر الامتثال المنتظمة (مرة واحدة على الأقل كل ثلاثة أشهر)
- سياسة الإبلاغ عن رسائل المبلغين عن المخالفات؛
- حق مسؤول الالتزام في الوصول المباشر إلى مجلس الإدارة أو لجنة التدقيق؛
- إجراءات إنشاء لجنة خاصة؛
- ميزانية معتمدة مسبقًا للدعم القانوني في حالة وقوع حوادث؛
- مستشار قانوني خارجي متفق عليه مسبقًا لتحقيقات الشركات؛
- لوائح التفاعل مع المنظمين وخدمة العلاقات العامة في حالة وقوع حوادث.
إن حوكمة الشركات في الاتحاد الأوروبي ليست إجراءً شكلياً، بل هي نظام عمل تقوم الجهات التنظيمية بتقييمه في وقت الأزمات.
أخطاء مجلس الإدارة النموذجية في تحقيقات الشركات في الاتحاد الأوروبي
1. يجوز أن يكون المجلس مسؤولاً عن الحصول على المعلومات وعدم تسجيلها، حتى لو لم يتخذ قراراً رسمياً بذلك.
2. في الاتحاد الأوروبي، لا تتمتع المراسلات مع المحامين الداخليين في كثير من الأحيان بالحماية بموجب الامتيازات.
3. تأخير قرار الإفصاح يمكن تفسير المماطلة على أنها محاولة للتستر.
4. لا يجوز للمجلس إجراء استجوابات، بل يضمن جودة الإجراء.
5. قد تنتهك إجراءات التحقيق في إحدى دول الاتحاد الأوروبي قانون الاتحاد الأوروبي أو القانون الوطني لدولة عضو أخرى.
6. انسَ اللائحة العامة لحماية البيانات وقانون العمل. سيؤدي الجمع غير القانوني لبيانات الموظفين أثناء التحقيق إلى فرض عقوبات منفصلة.
7. غالبًا ما تسبب الفضيحة العامة ضررًا أكبر من الغرامة.
قائمة مرجعية لعضو مجلس الإدارة عند بداية التحقيق
قبل أن تبدأ، أجب عن 15 سؤالًا:
- هل تلقيت إشعارًا مكتوبًا بالوقائع؟
- هل قمت بتوثيق رد فعلي وتصرفاتي؟
- هل هناك تضارب في المصالح بين الأشخاص المكلفين بالتحقيق؟
- هل تم تشكيل لجنة خاصة؟
- هل يشارك المستشارون القانونيون الخارجيون؟
- هل يتم التعاقد مع المحامين بالشكل الصحيح للحفاظ على الامتياز؟
- هل تلقيت إشعارًا بالاحتفاظ بالبيانات (احتجاز قانوني)؟
- هل تم تقييم الحاجة إلى الإيقاف الفوري للموظفين؟
- هل تمت مراجعة الالتزام بالإفصاح للجهة التنظيمية؟
- هل نطاق المسؤولية الجنائية المحتملة في الاتحاد الأوروبي واضح؟
- هل تمت مراجعة سياسة المديرين التنفيذيين والتغطية؟
- هل مشروع التواصل مع السوق جاهز؟
- هل هناك خطة لسمعة الشركة منفصلة عن الخطة القانونية؟
- هل أفهم من هو المستفيد الرئيسي من التحقيق المطول؟
- أيهما سيكون أكثر تدميراً: هل هي الدعاية أم عدم وجودها في الوقت الحالي؟
كيف تبدو استراتيجية مجلس الإدارة القوية
تتكون استراتيجية المجلس القوية في تحقيقات الشركات في الاتحاد الأوروبي من خمسة مستويات:
1. الحوكمة وواجب الرعاية تحديد الواجبات، وإنشاء لجنة، وتوثيق الخطوات، والقضاء على تضارب المصالح.
2. الامتيازات والإجراءات المهنية القانونية، تصميم التحقيق المناسب من خلال محامين خارجيين، وفصل الحقائق والتقييمات، وحماية المواد.
3. تقييم التعرض التنظيمي والجنائي لالتزامات الكشف، وتحليل آفاق الإبلاغ الذاتي، والتفاعل مع NCA وEPPO والهيئات الأخرى.
4. مراقبة اتصالات السوق وأصحاب المصلحة في مجال المعلومات، وامتثال البيانات بالحقائق، والامتثال لـ MAR.
5. العلاج والمستقبل: عرض توضيحي لتصحيح أوجه القصور في النظام، وتغيير الإدارة، وتعزيز الامتثال، وإعداد تقارير السوق.
وبدون المستويين الأول والخامس، سيبدو التحقيق وكأنه محاولة لانتظار انتهاء العاصفة، وليس كإدارة للمخاطر بحسن نية.
الأسئلة الشائعة
هل يتعين على اللوحة التحقق من كل إشارة؟ يجب تقييم كل إشارة وفقًا لمعايير الأهمية النسبية والمخاطر. ويجب أن يكون قرار عدم فتح التحقيق موثقاً ومبرراً.
هل يمكن إجراء تحقيق داخلي دون محامين خارجيين؟ لا يتمتع المحامون الداخليون للشركة دائمًا بوضع المستقلين، ويمكن المطالبة بمراسلاتهم من خلال التحقيق دون حماية امتياز المحامي وموكله.
وتعتمد اللحظة المحددة على التشريعات الوطنية (ألمانيا وفرنسا وهولندا لديها أنظمة مختلفة). ولكن كقاعدة عامة، فورًا، بمجرد إثبات وقوع الفعل ذي الصلة جنائيًا، أو عندما يدرك المجلس حتمية اكتشافه.
هل يمكن للمديرين المشاركة شخصيا؟ في الولايات القضائية للاتحاد الأوروبي، تتم محاكمة المديرين بشكل منتظم مدنيًا وجنائيًا بسبب التقاعس عن العمل، خاصة في حالات الفساد والاحتيال وانتهاكات العقوبات.
قم بإزالته فورًا من سلسلة القرار، وإسناد السيطرة إلى لجنة خاصة وتعيين محامٍ خارجي لحماية مصالح الشركة بشكل منفصل عن الرئيس التنفيذي.
منذ البداية، قم بإشراك محامٍ خارجي مؤهل ليقود عملية جمع البيانات الواقعية ويعطي تقييمًا قانونيًا. تمييز التواصل بشأن القرارات القانونية والتجارية.
ومن الضروري تقييم القواعد في جميع الولايات القضائية المتأثرة في وقت واحد، لأن الكشف عن المعلومات في بلد ما يمكن أن يؤدي إلى ملاحقة جنائية في بلد آخر، والعكس صحيح.
الخدمات ذات الصلة
- تحقيقات الشركات والتحقيقات التنظيمية ونزاهة الأعمال
- المخاطر التنظيمية الدولية والاستشارات الاستراتيجية
- العقوبات وضوابط التصدير والامتثال الدولي
- جرائم الياقات البيضاء ومسؤولية المدير
- الدعاوى التجارية والنزاعات عبر الحدود
- استشارات بشأن تنظيم إساءة استخدام السوق في الاتحاد الأوروبي (MAR).
المواد ذات الصلة
- كيفية بناء نظام امتثال فعال في إحدى الشركات القابضة للاتحاد الأوروبي
- مسؤولية المديرين: دليل الحماية في ألمانيا وفرنسا والبنلوكس
- ماذا تفعل إذا تلقت الشركة طلبًا من الجهة التنظيمية الأوروبية
- سياسة الاتحاد الأوروبي للإبلاغ عن المخالفات: دليل
- الإبلاغ الذاتي كأداة لتقليل الغرامات: تجربة الاتحاد الأوروبي
- كيفية حماية خصوصية المحامين في التحقيق الداخلي
- تأمين D&O في الاتحاد الأوروبي: كيف لا تفقد التغطية في حادث ما
- تحقيقات الشركات عبر الحدود: 10 أخطاء كبيرة
الاستنتاج
إن الدور الذي يلعبه مجلس الإدارة في تحقيقات الشركات في الاتحاد الأوروبي لا يتمثل في الإشراف الشرفي، بل في الممارسة المباشرة للواجبات الائتمانية وإدارة المخاطر الشخصية.
يعتمد الموقف القوي للمجلس على استجابة فورية وموثقة، وتصميم قانوني مستقل للتحقيق، ورقابة صارمة على الحفاظ على الامتيازات، وقرار استراتيجي واعي بشأن التفاعل مع الدولة والسوق.
الشركة التي تنتصر في أزمة الشركات ليست هي الشركة التي لم تتعرض لحادث. الشخص الذي اتخذ مجلس إدارته القرارات الصحيحة في أول 72 ساعة بعد اكتشاف المشكلة.
هل لديك سؤال حول موضوع هذه المقالة؟
اكتب إلينا وسنرد عليك خلال يوم عمل واحد.
