Interne Untersuchung: So führen Sie eine Untersuchung durch, ohne Ihrem Unternehmen zu schaden

Interne Untersuchung: So führen Sie eine Untersuchung durch, ohne Ihrem Unternehmen zu schaden. Praktischer Leitfaden für Eigentümer und Top-Management

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Bei internen Ermittlungen geht es nicht darum, die Schuldigen zu finden. Es handelt sich um ein strategisches Instrument zum Schutz von Unternehmen.

Die Frage ist nicht, wer gegen die Regeln verstoßen hat. Die Hauptfrage besteht darin, das Problem zu stoppen, den Rufschaden zu minimieren, sich auf mögliche Ansprüche der Aufsichtsbehörden vorzubereiten und den Betrieb des Unternehmens nicht lahmzulegen.

Jede wirksame interne Untersuchung beginnt mit drei Kontrollen:

So gewährleisten Sie den rechtlichen Schutz (Privilegierung) der gesammelten Materialien. Welche regulatorischen, strafrechtlichen und zivilrechtlichen Risiken bereits entstanden sind und wie Sie diese stoppen können.

Wenn diese Probleme nicht vor dem ersten Vorstellungsgespräch geklärt werden, besteht für das Unternehmen die Gefahr, dass aus einem lokalen Vorfall eine ausgewachsene Unternehmenskrise wird.

Wenn eine interne Untersuchung erforderlich ist

Eine interne Untersuchung ist erforderlich, wenn:

• Berichte über Betrug, Korruption, Diebstahl oder Interessenkonflikte
• Der Mitarbeiter meldete Verstöße über die Hotline (Whistleblowing)
• Es wurde eine verdächtige Transaktion oder finanzielle Anomalie festgestellt
• Es liegen Anzeichen von Bestechung, gewerbsmäßiger Bestechung oder einem Verstoß gegen das Sanktionsregime vor
• eine Due-Diligence-Prüfung durchgeführt wird oder eine M&A-Transaktion vorbereitet wird
• Die Regulierungsbehörde hat eine Anfrage, Anordnung oder Vorladung gesendet
• Es kam zu einem Verlust vertraulicher Daten
• Es wurden Tatsachen über Verstöße gegen das Antimonopol-, Arbeits- oder Migrationsrecht aufgedeckt
• Es bestehen Verdachtsmomente gegenüber dem Top-Management oder Begünstigten
• Sie müssen eine Entscheidung zum Strafschutz, zur Selbstanzeige oder zur Interaktion mit Strafverfolgungsbehörden treffen.

Der Fehler, den die meisten Unternehmen machen

Viele Manager reagieren auf den Alarm wie folgt:

Entlassen Sie den Schuldigen sofort und vergessen Sie es.

Es ist ein gefährlicher Ansatz. Er beantwortet keine Fragen: ob eine Straftat begangen wurde, ob ein systemisches Problem vorliegt, wie die Aufsichtsbehörde reagieren wird, ob Beweise in der Post enthalten sind, ob die Interessen des Unternehmens in einem möglichen Strafverfahren geschützt sind, ob die Entlassung eine Widerklage und die Vernichtung von Beweismitteln nach sich ziehen wird.

Die richtige erste Frage ist:

Wie kann eine Untersuchung durchgeführt werden, um objektive Fakten zu erhalten, die Kontrolle über die Situation zu behalten, die Beweisbasis zu schützen und dem Unternehmen keinen zusätzlichen Schaden zuzufügen?

Manchmal ist das beste Ergebnis nicht eine lautstarke Aufdeckung, sondern eine schnelle Behebung des Verstoßes bei gleichzeitiger Stärkung des Compliance-Systems. Manchmal erfolgt eine Selbstanzeige gegenüber der Aufsichtsbehörde als Gegenleistung für eine Haftungsminderung. Manchmal ist es die Vorbereitung auf einen unvermeidlichen öffentlichen Skandal mit einer klaren rechtlichen und PR-Position.

Interne Untersuchungen erfordern keine emotionale Reaktion, sondern eine kalte Risikokalkulation.

Schritt 1. Bestimmen Sie die Ziele und Grenzen der Untersuchung (Scoping)

Zunächst muss klar dargelegt werden, was untersucht wird.

Schlüsselfragen:

• Was ist der mutmaßliche Verstoß?
• Zeitraum
• um welche Personen, Einheiten oder juristischen Personen es sich handelt
• welche Jurisdiktionen betroffen sind (besonders kritisch für Sanktionsrisiken)
• Wer ist der Kunde der Untersuchung – der Vorstand, der Prüfungsausschuss, der alleinige Eigentümer?
• Ob die Untersuchung unter der Schirmherrschaft externer Anwälte durchgeführt wird, um das Privileg zu wahren

Verschwommene Untersuchungsgrenzen („look all“) führen zu unkontrollierten Kosten, Demotivation des Personals, Lecks und dem Risiko, über das berechtigte Interesse des Arbeitgebers hinauszugehen.

Schritt 2. Sorgen Sie für rechtliches Privileg und Vertraulichkeit

Kernstück des Schutzes ist die Wahrung der vertraulichen Kommunikation zwischen Anwalt und Mandant (juristisches Berufsgeheimnis).

Nach russischem Recht hat diese Institution nur begrenzte Wirkung, aber mit der richtigen Struktur der Untersuchung kann sie die Beschlagnahme von Materialien durch Strafverfolgungsbehörden erheblich erschweren und deren Verwendung gegen ein Unternehmen in zivil- und gesellschaftsrechtlichen Streitigkeiten ausschließen.

Dies erfordert:

• Beauftragen Sie einen externen Anwalt oder eine Anwaltskanzlei mit der Leitung der Untersuchung
• Alle Dokumentenanfragen von Mitarbeitern, die im Namen des Anwalts zu formulieren sind
• Arbeitsmaterialien, analytische Notizen und Interviewprotokolle zur Vorbereitung als vertrauliche Dokumente für die Einholung von Rechtsberatung
• Sachverhalte klar von rechtlichen Schlussfolgerungen trennen
• Verwechseln Sie die interne Revisionsfunktion nicht mit der Rechtsverteidigungsfunktion

In Ermangelung von Privilegien kann ein interner Bericht von einem Ermittler beschlagnahmt und gelesen werden, von einem Gegner vor Gericht oder einem Partner in einem Unternehmenskonflikt verwendet werden.

Schritt 3. Bilden Sie ein Ermittlungsteam

Die Zusammensetzung des Teams hängt von der Art des Vorfalls ab, die Mindestkonfiguration umfasst jedoch normalerweise:

• Externer Rechtsberater – Prozessmanager, bietet Privilegien und Strategie
• Forensischer Spezialist (Finanzprüfung, Transaktionsanalyse)
• IT-Forensik (Sicherheit von E-Mails, Messengern, Wiederherstellung gelöschter Daten)
• ggf. ein Spezialist für den Schutz personenbezogener Daten und Arbeitsrecht

Interne Mitarbeiter (Compliance, Sicherheit, HR) dürfen teilnehmen, allerdings ausschließlich unter Anleitung externer Anwälte, um das Privileg nicht zu zerstören.

Schritt 4. Beweise sammeln und sichern

Vor dem Vorstellungsgespräch sollten umgehend Maßnahmen ergriffen werden, um Folgendes zu bewahren:

• E-Mail (Serverkopien, Archivboxen)
• Arbeitsdateien und Ordner
• Korrespondenz in Unternehmens-Messengern (Teams, Slack, WhatsApp)
• Zugriffsprotokolle auf Informationssysteme
• Jahresabschlüsse, Konten, Verträge
• Überwachungsaufnahmen
• Besuchsregister

Der wichtigste Grundsatz ist die Unveränderlichkeit der Daten (forensische Bildgebung) und der Verwahrungskette (Chain of Custody). Der geringste Verdacht, Beweise zu verändern oder zu vernichten, würde das Vertrauen der Aufsichtsbehörde und des Gerichts untergraben und könnte zu einer unabhängigen Haftung wegen Behinderung der Justiz führen.

Schritt 5. Führen Sie Interviews mit den Mitarbeitern durch

Die Befragung von Mitarbeitern ist das heikelste Element. Fehler hier führen zu Arbeitskonflikten, Druckvorwürfen und dem Verlust wertvoller Informationen.

Grundregeln für die Durchführung von Vorstellungsgesprächen:

• Die Befragungen werden von Anwälten durchgeführt, nicht von Sicherheitsdiensten.
• Der Anwalt vertritt das Unternehmen und nicht den Mitarbeiter (Warnung von Upjohn / Corporate Miranda)
• Der Mitarbeiter wird über die Verpflichtung zur Wahrung der Vertraulichkeit des Gesprächsinhalts aufgeklärt
• Das Protokoll wird von einem Anwalt erstellt und ist privilegiert.
• Physischer und psychischer Druck ist ausgeschlossen
• Wenn es Anzeichen für ein Strafverfahren gegen den Arbeitnehmer gibt, wird empfohlen, ihm das Recht auf einen eigenen Anwalt anzubieten (insbesondere in Gerichtsbarkeiten mit ausgeprägtem Rechtsschutz).

Der Zweck des Interviews besteht darin, Fakten zu erfahren, nicht um Anerkennung um jeden Preis.

Schritt 6. Analysieren Sie die empfangenen Daten

Fakten müssen von Annahmen getrennt werden. Jede Schlussfolgerung sollte auf Dokumenten und Beweisen basieren.

In dieser Phase ist es wichtig, die Fragen zu beantworten:

• ob sich der Verstoß bestätigt
• Ob systemisch oder singulär
• Ob es sich um eine Straftat oder eine Ordnungswidrigkeit handelt
• Gibt es Anzeichen für einen Schaden für das Unternehmen?
• Welche Vertrags- oder Sanktionsrisiken relevant sind
• wer die Entscheidungen getroffen hat und ob das Unternehmen über angemessene Kontrollverfahren verfügte

Die Analyse endet mit einem strukturierten, privilegierten Memorandum, das die Grundlage für Managemententscheidungen bildet.

Schritt 7. Bewerten Sie regulatorische und andere Risiken

Parallel zur Sachverhaltsanalyse gilt es, alle möglichen Konsequenzen abzubilden:

• Verpflichtung zur Benachrichtigung der Regulierungsbehörde (Bank of Russia, Rosfinmonitoring, Strafverfolgungsbehörden, OFAC, US-Justizministerium – je nach Gerichtsbarkeit)
• Risiken sekundärer Sanktionen
• Risiken für Lizenzen und Genehmigungen
• Eigenverantwortung der Organmitglieder
• Ausfallrisiko bei Kreditverträgen (enthalten häufig Compliance-Zusicherungen)
• Reputationsschäden und Reaktionen von Partnern/Kunden

Eine Selbstauskunft kann ein mildernder Faktor sein, allerdings nur, wenn sie rechtzeitig, vollständig und zu für das Unternehmen vorteilhaften Bedingungen erfolgt. Eine überstürzte Nachricht kann eine Kettenreaktion von Ermittlungen auslösen.

Schritt 8. Erstellen Sie einen Bericht und Empfehlungen für Entscheidungsträger

Der Abschlussbericht muss enthalten:

• Beschreibung der durchgeführten Aktivitäten
• festgestellte Tatsachen (mit Bezug auf Beweise)
• Beurteilung verletzter Normen und möglicher Haftung
• Systemische Ursachenanalyse (Warum die Kontrolle versagt hat)
• Empfehlungen zu Disziplinarmaßnahmen (Entlassung, Rückforderung, Suspendierung)
• Sanierungsplan und Modernisierung des Compliance-Systems
• Rechtlich begründete Position zur Interaktion mit Regulierungsbehörden

Das Format des Berichts hängt von der Zielgruppe ab: Für den Vorstand ist eine Version eine, für die Regulierungsbehörde eine andere (rein sachlich, ohne privilegierte Schätzungen). Man kann sie nicht mischen.

Schritt 9. Implementieren Sie einen Sanierungsplan (Sanierung)

Aufsichtsbehörden auf der ganzen Welt bewerten nicht nur die Tatsache eines Verstoßes, sondern auch die Maßnahmen des Unternehmens nach der Entdeckung.

Ein wirksames Korrekturprogramm muss Folgendes umfassen:

• Einstellung illegaler Praktiken
• Disziplinarmaßnahmen gegen die Schuldigen
• Wiedergutmachung
• Stärkung interner Richtlinien und Verfahren
• Personalschulung
• ggf. personelle Veränderungen
• Verbesserung der Compliance und des „Tone from Above“

Das Hauptargument bei der Aushandlung einer Bußgeldermäßigung oder eines Verzichts auf die strafrechtliche Verfolgung eines Unternehmens ist oft der Nachweis tatsächlicher statt papiernerischer Änderungen.

Schritt 10. Kommunikation verwalten

Das Informationsvakuum während der Ermittlungen ist voller Gerüchte. Es ist notwendig, im Voraus zu denken:

• Wer wird der offizielle Redner sein (in der Regel ein externer Anwalt oder ein speziell geschulter Vertreter des Unternehmens)?
• Welche Nachrichten erhalten die Mitarbeiter (ohne Details, aber mit der Bestätigung, dass die Situation unter Kontrolle ist)
• Wie und wann sind ggf. Banken, Auftragnehmer und Versicherer zu benachrichtigen?
• Wie wird die öffentliche Meinung im Falle eines Medienlecks sein?
• So interagieren Sie mit der Regulierungsbehörde: aktiv oder ausschließlich im Rahmen von Anfragen

Ziel einer Kommunikationsstrategie ist es, das Vertrauen in das Unternehmen aufrechtzuerhalten und eine chaotische Informationsverbreitung zu verhindern.

Interne Untersuchung: selbst oder unter Einschaltung externer Anwälte

Die Wahl hängt von der Schwere des Vorfalls, den betroffenen Gerichtsbarkeiten und dem möglichen Ausmaß des Schadens ab. Beim geringsten Risiko einer strafrechtlichen oder behördlichen Haftung ist es sinnvoll, externe Berater mit Erfahrung im Schutz von Privilegien und im Umgang mit Strafverfolgungsbehörden zu engagieren.

So bereiten Sie sich im Vorfeld auf eine mögliche Untersuchung vor

Die beste Untersuchung ist eine, die dank der im Voraus aufgebauten Infrastruktur schnell und kontrolliert durchgeführt werden kann.

Es wird empfohlen:

• Interne Untersuchungsrichtlinie (vom Verwaltungsrat genehmigtes Protokoll)
• Regelungen zur Interaktion zwischen IT, HR, Sicherheit und Anwälten im Falle der Behebung eines Vorfalls
• Firmenhotline mit Vertraulichkeitsgarantie
• E-Mail- und Messenger-Richtlinien, die eine gesetzeskonforme Überwachung ermöglichen
• Richtlinie zur Datenaufbewahrung und Mechanismus zur Sperrung der Löschung im Notfall (Legal Hold)
• Rahmenvereinbarungen mit externen Forensikern und Anwaltskanzleien, um im Krisenfall keine Zeit zu verschwenden

Diese Maßnahmen ermöglichen es, bereits am ersten Tag des Vorfalls den Mechanismus einzuschalten, anstatt in Panik zu improvisieren.

Häufige Fehler bei der Durchführung einer internen Untersuchung

1. Privilegien ignorieren. Materialien, die ohne Einschaltung eines externen Anwalts erstellt wurden, können zu Beweismitteln gegen das Unternehmen werden.
2. Ich beeile mich, gefeuert zu werden. Sie können die Gelegenheit verpassen, sich einen vollständigen Überblick zu verschaffen und die Vernichtung von Beweismitteln provozieren.
3. Durchführung von Interviews mit Sicherheitskräften. Es besteht die Gefahr von Vorwürfen des Machtmissbrauchs und des Drucks.
4. Nichtgewährleistung der Datensicherheit. Die Löschung der Korrespondenz nach einem Hinweis auf einen Verstoß ist ein eigenständiger Tatbestand der Rechtsbehinderung.
5. Den grenzüberschreitenden Aspekt außer Acht lassen. Unterschiedliche Gesetze zu personenbezogenen Daten und Sperrbeweisen (z. B. DSGVO) können dazu führen, dass die Erhebung in einem Land unzulässig ist.
6. Nicht rechtzeitige oder unvollständige Offenlegung gegenüber der Aufsichtsbehörde. Könnte aus einem Zeugen einen Verdächtigen machen.
7. Kombination von investigativen und PR-Funktionen. Öffentliche Äußerungen ohne rechtlichen Ausgleich können irreversible Folgen haben.
8. Fehlen eines klaren Korrekturplans. Durch die Bestrafung der Täter ohne Beseitigung der systemischen Ursache wird sichergestellt, dass sich der Vorfall wiederholt.

Checkliste des Leiters vor der Untersuchung

Bevor Sie den Befehl „Starten“ geben, beantworten Sie unbedingt 15 Fragen:

1. Was ist der konkrete Zweck der Untersuchung und wer ist der Kunde?
2. Welche Gerichtsbarkeiten sind potenziell betroffen?
3. Besteht eine Pflicht zur unverzüglichen Benachrichtigung der Behörde?
4. Wird zur Wahrung des Privilegs ein externer Rechtsberater bestellt?
5. Gibt es eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist (Stopp-Löschung)?
6. Gibt es eine Liste der Personen, deren E-Mails und Dateien gespeichert werden?
7. Wer führt das Interview und nach welchem Protokoll?
8. Wie kann Vertraulichkeit gewährleistet und Gerüchte im Team minimiert werden?
9. Besteht ein Interessenkonflikt zwischen Mitgliedern des Ermittlungsteams?
10. Gibt es Anzeichen für kriminelle Aktivitäten des Top-Managements?
11. Ist der Kommunikationsplan mit den wichtigsten Gegenparteien und Banken fertig?
12. Werden die personenbezogenen Daten der Mitarbeiter bei der Informationserhebung geschützt?
13. Wie hoch ist das Budget und der Zeitrahmen für die erste Phase?
14. Wer entscheidet über die Selbstauskunft und nach welchen Kriterien?
15. Gibt es einen Mechanismus, um den Antragsteller vor Vergeltungsmaßnahmen zu schützen?

Wie eine starke interne Untersuchungsstrategie aussieht

Eine starke Strategie umfasst normalerweise fünf Ebenen:

1. Rechtshülle. Schutz von Privilegien, Vertraulichkeit und Eigentumskette an Beweismitteln von der ersten Minute an.
2. Sachliche Grundlage. Sammlung vollständiger, unveränderlicher und verlässlicher Informationen (IT-Forensik, Finanzanalyse, Zeugenaussagen) ohne Emotionen und Vermutungen.
3. Risikokartierung. Rechtliche Qualifizierung von Klagen und Berechnung aller Arten von Haftung – von verwaltungsrechtlicher bis hin zu sanktions- und strafrechtlicher Haftung – in jeder betroffenen Gerichtsbarkeit.
4. Schutzschaltung. Plan für die Zusammenarbeit mit Aufsichtsbehörden, Strafverfolgungsbehörden und Auftragnehmern, einschließlich einer Entscheidung über freiwillige Offenlegung oder passive Verteidigung.
5. Firmenwellness. Disziplinarmaßnahmen ohne Störung kritischer Funktionen und systemischer Veränderungen, die einen Rückfall ausschließen und die Integrität des Unternehmens demonstrieren.

Ohne die fünfte Ebene ist die Untersuchung nur eine Problemstellung, kein Werkzeug zu dessen Lösung.

FAQ

Soll ich die Aufsichtsbehörde über die Ergebnisse der internen Untersuchung informieren?

Nicht immer. Die Verpflichtung entsteht, wenn das Gesetz eine Benachrichtigung ausdrücklich vorschreibt (z. B. bei verdächtigen Transaktionen, Vorfällen im Zusammenhang mit dem Schutz personenbezogener Daten oder Straftaten im Einzelfall). In anderen Situationen ist eine freiwillige Offenlegungsentscheidung eine taktische Entscheidung, die auf einer Bewertung der Risiken und möglichen Vorteile basiert.

Kann ein Mitarbeiter nach einer Untersuchung entlassen werden?

Ja, wenn ausreichende Beweise für die schuldigen Handlungen vorliegen und das in der Arbeitsgesetzgebung festgelegte Verfahren strikt eingehalten wurde. Es ist wichtig, dass das gesammelte Material vor Gericht präsentiert werden kann, ohne die Privilegien des Hauptteils der Ermittlungen zu zerstören.

Wie schützt man Materialien vor der Beschlagnahme durch Strafverfolgungsbehörden?

Es besteht kein absoluter Schutz, jedoch genießt ein erheblicher Teil der Dokumente, die unter der Aufsicht eines externen Anwalts im Rahmen der Rechtshilfe erstellt werden, einen erhöhten Schutzstatus. Durchsuchungen, Beschlagnahmungen von Servern und Befragungen von Mitarbeitern erfordern eine sofortige Reaktion – der Aktionsplan für die Durchsuchung muss im Voraus vorliegen.

Wer sollte entscheiden, eine Untersuchung einzuleiten?

Idealerweise ein unabhängiges Gremium (ein Vorstand, ein Prüfungsausschuss, aber nicht der unmittelbare Vorgesetzte des Verdächtigen). Betrifft der Vorfall den CEO, muss die Entscheidung vom Vorstand oder den Eigentümern des Unternehmens getroffen werden.

Kann ich persönliche Telefonaufzeichnungen von Mitarbeitern verwenden?

Die Grenzen der Kontrolle über persönliche Geräte werden durch die Gesetzgebung zum Schutz der Kommunikation und personenbezogener Daten begrenzt. BYOD (Bring Your Own Device) muss im Voraus vereinbart werden. Klagen ohne Rechtsgrundlage können als rechtswidrig und Beweismittel als unzulässig angesehen werden.

Was passiert, wenn der Verstoß mit einem Fremdelement zusammenhängt und Sanktionen verhängt werden?

Es sollten umgehend Rechtsanwälte eingeschaltet werden, die auf das Sanktionsrecht der jeweiligen Gerichtsbarkeit spezialisiert sind. Parallele Ermittlungen in verschiedenen Ländern, Vermögenssperren und die Gefahr sekundärer Sanktionen erfordern strengste Koordination. Jede falsche Handlung kann die Situation verschlimmern, bevor ein Unternehmen verloren geht.

Könnte eine interne Untersuchung eine Geschäftsschließung auslösen?

Ja, es sei denn, Sie kontrollieren die Waage. Die Beschlagnahmung aller Server, die massenhafte Verweigerung der Kommunikation durch Mitarbeiter und das Durchsickern an die Medien sind die wahren Folgen eines unprofessionellen Vorgehens. Scoping und Kommunikation sind wichtige Managemententscheidungen.

Was ist der Unterschied zwischen einer internen Revision und einer internen Untersuchung?

Ziel der internen Revision ist es, die Wirksamkeit von Prozessen zu überprüfen und Abweichungen für das Management aufzudecken. Bei der internen Untersuchung handelt es sich um einen rechtlich orientierten Prozess der Sachverhaltserhebung über einen konkreten möglichen Verstoß, dessen Hauptzweck darin besteht, das Unternehmen zu schützen und sich auf externe Ansprüche vorzubereiten.

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Fazit

Bei einer internen Untersuchung handelt es sich nicht um eine Suche nach Schuldigen, sondern um eine umfassende Strategie zum Schutz von Unternehmen vor rechtlichen, Reputations- und finanziellen Verlusten.

Eine starke Position basiert auf einer präzisen Zieldefinition, einem sofortigen rechtlichen Schutz der Materialien, einer einwandfreien Beweiserhebung, einer kalten Einschätzung regulatorischer Risiken und einem vorgefertigten Plan zur Behebung der Situation.

In einer Krisensituation ist nicht der Gewinner, der schneller feuert. Der Gewinner ist derjenige, der den Prozess kontrolliert, die Privatsphäre schützt und die Folgen so bewältigt, dass sein Ruf, seine Vermögenswerte und die Geschäftskontinuität gewahrt bleiben.