Corporate Governance für „Töchter“ in der EU

Mainstream

Bei der Corporate Governance einer europäischen Tochtergesellschaft geht es nicht nur um die Einhaltung der formalen Anforderungen des lokalen Gesellschaftsrechts. Es handelt sich um ein System zum Schutz und zur Kontrolle von Vermögenswerten.

Das Hauptproblem besteht darin, die Anmeldeformulare nicht auszufüllen. Die Frage ist, wer wirklich die Entscheidungen trifft und welche Verantwortung er dafür trägt.

Eine wirksame Unternehmensführung beginnt mit drei Prüfungen:

1. Stimmt die Führungsstruktur mit der betrieblichen Realität überein?
2. Wo ist das eigentliche Entscheidungszentrum?
3. Wie die persönliche Verantwortung der Geschäftsführer verteilt ist.

Wenn diese drei Fragen nicht im Voraus geklärt werden, drohen der Muttergesellschaft oder den Führungskräften eine unbeschränkte Haftung, Steueransprüche und der Verlust der Kontrolle über den Vermögenswert.

Wenn es notwendig ist, die Verwaltung der „Tochter“ in der EU einzurichten

Eine Analyse und Neustrukturierung der Unternehmensführung ist erforderlich, wenn:

• Sie registrieren ein Unternehmen nur in Europa (Deutschland, Niederlande, Frankreich usw.);
• Ihr ausländischer Direktor leitet das Unternehmen aus der Ferne;
• Die „Tochter“ ist systematisch unrentabel und es besteht die Gefahr einer Insolvenz;
• die Muttergesellschaft erteilt Anweisungen (Anweisungen) unter Umgehung des örtlichen Vorstands;
• Steuerlicher Sitz des Unternehmens.
• M&A oder Finanzierung sind in Vorbereitung;
• Es liegt ein Konflikt zwischen Aktionären oder Geschäftsführern vor.
• Nominierter Direktor ernannt;
• Bankdienstleistungen sind erforderlich (KYC/AML-Verfahren der Banken);
• eine Jahresabschlussprüfung wird vorbereitet;
• Es ist geplant, mit angestellten Mitarbeitern in den Markt einzusteigen.

Der Fehler, den die meisten Begünstigten machen

Viele Unternehmer beginnen mit der Frage:

Welches EU-Land sollte man für den niedrigsten Steuersatz wählen?

Das ist die falsche erste Frage.

Die richtige Frage ist:

In welchem Land und wie genau kann ich Geschäfte rechtlich kontrollieren, ohne die persönliche Haftung zu gefährden und den Unternehmensschleier zu lüften?

Manchmal stellen Niedrigsteuergebiete die strengsten Anforderungen an die physische Anwesenheit des Vorstands. Manchmal ist die übliche Struktur mit nominalem Service für Banken inakzeptabel. Manchmal schafft das einheitliche europäische Büromodell eine Steuervertretung in einem unerwünschten Land.

Für die europäische Corporate Governance braucht es keine Registrierungsvorlagen, sondern eine Strukturstrategie.

Schritt 1. Bestimmen Sie die tatsächliche Rolle der Tochtergesellschaft

Das erste, was man lernen muss, ist nicht die Satzung, sondern die Geschäftsfunktion des Unternehmens.

Schlüsselfragen:

• Handelt es sich um ein aktives Unternehmen oder eine Holdingstruktur?
• Wer ist der Endbegünstigte?
• Wo werden sich die Mitarbeiter, Lager und Anlagevermögen befinden?
• Wo werden die Verträge geschlossen?
• Wer leitet den Betrieb?
• Gibt es lizenzierte Aktivitäten?
• Handelt es sich um einen Börsengang oder ein Private Equity?
• Welche Banken haben Konten eröffnet?

Wenn ein Unternehmen in einem EU-Land registriert ist und vom Ausland aus geführt wird, entstehen automatisch Risiken für den Ort der tatsächlichen Geschäftsführung.

Schritt 2. Analysieren Sie das geltende Gesellschaftsrecht

Im Gegensatz zu vielen anderen Rechtsordnungen ist das Gesellschaftsrecht in der EU eng mit dem Steuer- und Deliktsrecht verknüpft.

Wir müssen Folgendes analysieren:

• Anforderungen an das genehmigte Mindestkapital und dessen Auszahlung;
• Regeln für die Ernennung und Entlassung von Direktoren;
• Treuhandpflichten (Treuhandpflichten)
• Beschränkungen bei der Gewährung von Krediten und Garantien;
• Regeln für Transaktionen mit Zinsen;
• Offenlegungspflichten des Begünstigten (UBO-Register);
• Insolvenzpflichten (Wrongful Trading)
• System der Unternehmensgenehmigung von Transaktionen;
• Termine der Hauptversammlungen der Aktionäre;
• Verfahren zur Erhöhung und Reduzierung des genehmigten Kapitals.

Ein Fehler in dieser Phase führt dazu, dass die Dividendenpolitik oder das Finanzierungsmodell für illegal erklärt wird.

Schritt 3. Sammeln Sie eine Reihe von Unternehmensdokumenten

Für eine effektive Verwaltung sind nicht nur Standard-Registrarvorlagen, sondern auch funktionierende Tools erforderlich.

Es sollten Vorbereitungen getroffen werden für:

• Satzung mit Schutzmechanismen;
• Gesellschaftervereinbarung (Gesellschaftervereinbarung)
• Vorstand (Geschäftsordnung des Vorstands)
• Beschlüsse und Protokolle (Vorstandsprotokolle)
• Vollmacht mit klarem Vollmachtsumfang;
• Verrechnungspreispolitik (TP Policy)
• Anstellungsverträge mit Geschäftsführern (Service Agreements);
• D&O-Haftpflichtversicherung;
• Compliance-Richtlinie (Verhaltenskodex)
• Register der wirtschaftlichen Eigentümer und verbundenen Parteien;
• Offenlegung von Interessenkonflikten.

Die Dokumente belegen, dass die Entscheidungen im Rahmen etablierter Verfahren im EU-Gebiet und nicht im Ausland getroffen wurden.

Schritt 4. Überprüfen Sie den Status und den Wohnsitz der Direktoren

Die Identität und der Standort der Direktoren sind entscheidend.

In der EU gibt es eine Unterscheidung:

• Geschäftsführer
• Nichtgeschäftsführender Direktor (Nichtgeschäftsführender Direktor)
• De-facto-Direktor (De-facto-Direktor)
• Der Schattendirektor (Shadow Director)

Wenn die Muttergesellschaft oder der Endbegünstigte systematisch Anweisungen erteilt, die der Vorstand ohne Diskussion ausführt, können sie nach dem Recht des Sitzes der Tochtergesellschaft als De-facto- oder Schattendirektoren mit voller Verantwortung, einschließlich strafrechtlicher Haftung, anerkannt werden.

Schritt 5. Richten Sie ein Entscheidungssystem ein: real vs. nominal

Lokalisierung des Managements (Substanz)

Die EU-Gerichte und Steuerbehörden prüfen nicht, was in den Beschlüssen steht, sondern wo die Verwaltung und Kontrolle tatsächlich stattfindet.

Anzeichen von Substanzmangel:

• Alle Direktoren sind im Land der Muttergesellschaft ansässig.
• Protokolle werden ohne echte Treffen unterzeichnet.
• Es gibt kein für die Arbeit geeignetes lokales Büro;
• Bankzahlungen sind ausschließlich aus dem Ausland zulässig;
• Wesentliche Verträge werden von Personen ohne Vollmacht unterzeichnet.

Professionelle Regisseure

Oft ist es die richtige Entscheidung, einen professionellen lokalen Direktor zu ernennen.

Dies gewährleistet:

• Unabhängigkeit der Entscheidungsfindung in lokalen Angelegenheiten;
• Einhaltung der Treuhandpflichten gegenüber dem Unternehmen;
• Verringerung des Risikos der Anerkennung eines ausländischen Begünstigten als Schattendirektor;
• Kommunikation mit Banken und Wirtschaftsprüfern.

Dies beseitigt jedoch nicht die Haftung der Muttergesellschaft auf der Ebene der Aktionärskontrolle.

Schritt 6. Identifizieren Sie die Haftungsrisiken von Direktoren

Dies ist eine Schlüsselphase. Die Eigenverantwortung eines Regisseurs ist in Europa keine Theorie, sondern Praxis.

Risiken entstehen, wenn:

• Nicht rechtzeitige Stellung eines Insolvenzantrags (Insolvenz);
• Zahlung von Dividenden bei fehlendem Nettogewinn;
• Nichteinhaltung steuerlicher Pflichten (Mehrwertsteuer, Körperschaftssteuer);
• Verstoß gegen Umweltgesetze und Arbeitsschutz;
• Transaktionen mit Zinsen ohne entsprechende Genehmigung;
• Führung von Geschäften ohne die erforderliche Lizenz;
• Verstoß gegen die DSGVO;
• Nichteinhaltung der EU-Sanktionsregelungen.

Einen Unternehmensstreit zu gewinnen, aber gleichzeitig die Privatinsolvenz eines Geschäftsführers zu erleiden, ist ein wirtschaftlich katastrophales Szenario.

Daher sollte mit der Analyse der D&O-Versicherung und der Pflichten des Geschäftsführers bereits vor der Ernennung begonnen werden, nicht erst nach Eingang des Anspruchs.

Schritt 7. Überprüfung des Vermögensschutzes (Asset Protection)

Der Schutz von Vermögenswerten innerhalb einer Gruppe basiert auf der Einhaltung unternehmensinterner Verfahren.

Schutzwerkzeuge:

• Corporate Veil: Strikte Einhaltung der Trennung von Budgets, Konten und Vermögenswerten der Mutter- und Tochtergesellschaften.
• Unabhängigkeit des Vorstands: Dokumentation, dass Aktionärsanweisungen der Natur der Genehmigung durch das Unternehmen unterliegen und nicht durch das Betriebsteam.
• Unternehmensinterne Vereinbarungen: Alle konzerninternen Dienstleistungen, Darlehen und Lizenzgebühren müssen zu marktüblichen Konditionen abgeschlossen werden.
• Kapitalerhaltungsregeln: Einhaltung der Kapitalerhaltungsregeln bei der Gewinnausschüttung.
• Cash-Pooling-Strukturen: Besonderes Augenmerk wird auf die rechtliche Ausgestaltung des Cash-Poolings gelegt, damit es nicht als verdeckte Vermögensentnahme erkannt wird.

Besonders wichtig ist es, Situationen auszuschließen, in denen die „Tochter“ als „Geldbörse“ fungiert, um die Kosten der Muttergesellschaft zu decken.

Schritt 8: Entwickeln und implementieren Sie Compliance- und ESG-Richtlinien

Das moderne Managementmodell umfasst:

• Richtlinie zur Bekämpfung von Bestechung und Korruption (Richtlinie zur Bekämpfung von Bestechung und Korruption)
• Die Whistleblowing-Richtlinie (Whistleblowing-Richtlinie)
• Datenschutz-Managementsystem (DSGVO-Compliance)
• Menschenrechtliche Folgenabschätzung in der Lieferkette (EU-Lieferkettenrichtlinie)
• Umweltberichterstattung (CSRD/ESRS)

Das Dokument sollte nicht nur die Regeln, sondern auch die Verfahren zur Eskalation von Problemen an die Zentrale beschreiben.

Bei M&A-Transaktionen mindert eine schwache Compliance den Wert eines Unternehmens oft stärker als finanzielle Risiken.

Schritt 9. Einhaltung der KYC/AML-Bankanforderungen

Ohne ein erfolgreiches KYC wird das Unternehmen nicht funktionieren können.

Für europäische Banken ist es wichtig zu verstehen:

• Wer ist der eigentliche Nutznießer?
• Wie ist die Führungsstruktur (Organgramm) aufgebaut?
• wer trifft finanzielle Entscheidungen;
• wo die Direktoren ansässig sind;
• Woher kommt das Geld?

Die Bereitstellung einer formellen Liste der Denominationen an eine Bank ohne Erläuterung der Kontrollstruktur führt zu Kontosperren, Zahlungsverzögerungen und Compliance-Risiken.

Schritt 10. Regelmäßiges Corporate Governance Audit (Governance Health Check)

Die Einhaltung der Anforderungen ist keine einmalige Maßnahme.

Es ist notwendig, jährlich zu überprüfen:

• Änderungen in der Zusammensetzung der Aktionäre und Begünstigten;
• die Gültigkeit der Befugnisse der Unterzeichner;
• Einhaltung der Verfahren zur Genehmigung von Transaktionen;
• Aktualisierung der Compliance-Richtlinie;
• Rechtzeitigkeit der Offenlegung der Informationen im UBO-Register;
• Protokolle von Sitzungen, um tatsächliche Entscheidungen widerzuspiegeln;
• Kapitaladäquanz;
• Es gibt Anzeichen einer Insolvenz.

In der Praxis verhindert ein regelmäßiger Governance-Gesundheitscheck Streitigkeiten oft besser als teure Rechtsstreitigkeiten.

Nominierter Direktor oder Substantiv: auswählen

Bei der Wahl kommt es nicht auf das Budget für die Rechtsberatung an, sondern auf die Bereitschaft des Anspruchsberechtigten, die Risiken der europäischen Gerichtsbarkeit persönlich zu tragen.

So stärken Sie Ihre Position, bevor es zum Streit kommt

Die beste Corporate Governance basiert auf der Registrierung eines Unternehmens.

Es ist wünschenswert, in die Unternehmensstruktur und Dokumente aufzunehmen:

• klare Regeln für die Ernennung von Vorstandsmitgliedern;
• Anforderungen an ein unabhängiges Quorum;
• Mechanismen zur Lösung von Deadlocks;
• Tag-Along- und Drag-Along-Rechte in SHA
• Put- und Call-Optionen;
• Schiedsklausel mit Sitz in einem neutralen Gerichtsstand;
• Mechanismen zur Lösung von Deadlock-Situationen (Russisches Roulette / Schießerei in Texas);
• Finanzielle Covenants für konzerninterne Kredite;
• das Recht auf Zugang zu Informationen für Aktionäre;
• Sachverhaltszusicherungen (Garantien und Entschädigungen) bei Transaktionen.

Der Rahmen sollte nicht nur für den Start-up-Moment geschrieben werden, sondern auch für ein Szenario harter Unternehmenskonflikte.

Häufige Fehler bei der Führung einer europäischen Tochtergesellschaft

1. Das Unternehmen ist in einem Land registriert und wird als Remote Wallet verwaltet – dies führt zu einer steuerlichen Überprüfung der Ansässigkeit.

2. Bei europäischen Gerichten entbindet die Aussage „Ich habe nur unterschrieben“ nicht von der Haftung gegenüber Dritten.

3. Darlehen zwischen Konzerngesellschaften ohne schriftliche Verträge und marktübliche Konditionen sind versteckte Dividenden oder Schenkungen mit steuerlichen Konsequenzen.

4. Wenn der Direktor von der Insolvenz wusste, aber weiterhin neue Verpflichtungen einging, haftet er mit persönlichem Eigentum.

5. Selbst eine unbeabsichtigte Transaktion mit einer sanktionierten Person zerstört den Unternehmensschutz.

6. Das Fehlen formalisierter Entscheidungen des Vorstands zur Finanzierungsbeschaffung macht die Transaktion anfechtbar.

7. Vollmacht ohne Einschränkungen Eine allgemeine Vollmacht für einen Mitarbeiter ohne Kontrolle kann zur Veräußerung von Vermögenswerten ohne Wissen des Eigentümers führen.

Checkliste des Begünstigten und des Direktors

Vor der Gründung oder Prüfung einer Tochtergesellschaft müssen 15 Fragen beantwortet werden:

1. In welcher Gerichtsbarkeit ist das Unternehmen registriert und warum?
2. Wer ist der UBO und ist er aufgeführt?
3. Wo befindet sich der Vorstand physisch?
4. Wer unterzeichnet den Jahresabschluss?
5. Gibt es Verträge zwischen den Unternehmen der Gruppe?
6. Gibt es einen Ausschluss vom Direktorenkandidaten?
7. Gibt es Befugnisse zur Eröffnung und Führung eines Bankkontos?
8. Wie werden Gesellschafterentscheidungen dokumentiert?
9. Besteht die Gefahr, dass die Muttergesellschaft als Schattendirektor anerkannt wird?
10. Ist das Unternehmen derzeit zahlungsfähig?
11. Werden Kapitalerhaltungsregeln befolgt, bevor Dividenden ausgezahlt werden?
12. Gibt es erhebliche Risiken in der Eigentumskette?
13. Ist die Geschäftsführerhaftpflicht (D&O) versichert?
14. Verfügt das Unternehmen über einen Meldekanal?
15. Was ist das wahrscheinlichste Szenario eines Unternehmensstreits und sind wir darauf vorbereitet?

Wie ein starkes Corporate-Governance-System aussieht

Ein starkes System umfasst normalerweise fünf Ebenen:

1. Strukturelle Grundlage Auswahl der Gerichtsbarkeit, Unternehmensart, Satzung und Vorstandszusammensetzung.

2. Entscheidungsrahmen: Echte Meetings, lokale Protokolle, klare Unterschriften.

3. Liability Shield Analyse der Verantwortlichkeiten der Geschäftsführer, D&O-Versicherung, lokale Compliance-Verfahren und Kapitalschutz.

4. Dokumentationsschicht: Gruppeninterne Vereinbarungen, Aktionärsvereinbarungen, ordnungsgemäße Protokolle zur Rechtstechnik.

5. Krisen-Governance-Verfahren im Falle einer Finanzkrise, eines Aktionärskonflikts oder einer Beschlagnahme von Vermögenswerten.

Ohne eine fünfte Stufe könnten die ersten vier den Test einer echten Bedrohung möglicherweise nicht bestehen.

FAQ

Kann ein deutsches oder niederländisches Unternehmen vollständig vom Ausland aus geführt werden?

Rechtlich gesehen ja, aber dadurch besteht die Gefahr, dass das Unternehmen als in Ihrem Land steuerlich ansässig anerkannt wird oder ein ausländischer Geschäftsführer persönlich haftbar gemacht wird, ohne dass das örtliche Recht angemessen geschützt ist.

Was ist besser: Ein Direktor oder ein Dreiervorstand?

Ein kollegiales Gremium (ein dreiköpfiger Vorstand) ist vor dem Vorwurf des Schattenmanagements besser geschützt, da Entscheidungen kollegial und nicht individuell auf Befehl der Zentrale getroffen werden.

Kann die persönliche Verantwortung des Regisseurs vermieden werden?

Das Risiko lässt sich zwar nicht vollständig eliminieren, aber durch die Dokumentation von Abläufen, eine D&O-Versicherung und den rechtzeitigen Zugriff auf Anwälte bei Krisenanzeichen entscheidend reduzieren.

Was ist, wenn die „Tochter“ die Muttergesellschaft um finanzielle Unterstützung bittet?

Es ist notwendig, die Entscheidung der Gesellschafter zu formalisieren, einen Darlehensvertrag abzuschließen, die Angemessenheit des Kapitals der Tochtergesellschaft zu prüfen und die TP-Regeln einzuhalten.

Kann eine Bank ein Konto aufgrund von Governance sperren?

Ja. Banken frieren Transaktionen häufig ein, wenn sie feststellen, dass die Person, die das Konto verwaltet, nicht mit der Person in den Registrierungsunterlagen übereinstimmt oder wenn die Eigentümerstruktur undurchsichtig ist.

Was ist Shadow Director und warum ist es gefährlich?

Hierbei handelt es sich um eine Person, deren Weisungen vom formellen Vorstand ausgeführt werden. Eine solche Person hat die gleichen Pflichten und Verantwortlichkeiten wie der offizielle Direktor, einschließlich der Strafverfolgung wegen Steuerhinterziehung und Insolvenz.

Welche Gefahr besteht darin, Dividenden auszuschütten, ohne den Gewinn zu prüfen?

Wenn Dividenden gezahlt werden, ohne dass ein Nettogewinn erzielt wird, sind die Direktoren verpflichtet, dem Unternehmen persönliche Mittel zu erstatten, und die Aktionäre sind verpflichtet, das illegal erlangte Geld zurückzugeben.

Braucht man einen Vorstand, wenn es nur einen Geschäftsführer gibt?

Auch ein Einzelgeschäftsführer benötigt einen schriftlichen Beschlussfassungsprozess, um sein Handeln als Leitungsorgan von dem eines Aktionärsvertreters zu trennen.

Verwandte Dienstleistungen

Unternehmensstrukturierung, M&A und Joint Ventures, internationale Steuerplanung und Substanz-Compliance, regulatorisches Risiko, interne Untersuchungen und Geschäftsintegrität, grenzüberschreitende Handels- und Investitionsschutzsanktionen, Exportkontrollen und internationale Compliance, Bank-, Finanz- und Fintech-Regulierung

Verwandtes Material

So wählen Sie eine Gerichtsbarkeit für eine Holdinggesellschaft in Europa aus. Substanz in der Europäischen Union: Anforderungen für eine echte Präsenz. So schützen Sie Vermögenswerte in Europa vor einem Streit. Persönliche Haftung eines Direktors in Deutschland, Frankreich und den Niederlanden. Merkmale von KYC für europäische Banken. Aktionärsvereinbarungen nach europäischem Recht. Wie Sie die Anerkennung eines Begünstigten als Schattendirektor vermeiden. Verrechnungspreise für konzerninterne Dienstleistungen. Banken-Compliance und Corporate Governance. Wie Sie ein Unternehmen auf die Due Diligence vorbereiten

Fazit

Corporate Governance für europäische Tochtergesellschaften erfordert nicht das Kopieren des russischen oder Offshore-Modells, sondern vielmehr die Schaffung einer vollwertigen Entscheidungsstruktur, die den lokalen rechtlichen Gegebenheiten entspricht.

Eine starke Position basiert auf echter Substanz, der Trennung von Kontrolle und Management, der Dokumentation aller Verfahren und dem Schutz vor persönlicher Haftung der Geschäftsführer.

Im europäischen Gesellschaftsrecht gewinnt nicht derjenige, der bei der Registrierung spart. Der Gewinner ist derjenige, der im Voraus versteht, wie man einen Unternehmensschleier aufrechterhält, Direktoren schützt und den reibungslosen Betrieb von Bankkonten und Unternehmen gewährleistet.