بناء نظام امتثال فعال لمكافحة الفساد

السائدة

إن بناء نظام لمكافحة الرشوة والفساد (ABAC) لا يعني تنفيذ مدونة أخلاقيات المهنة ومجموعة من السياسات. إنه إنشاء آلية حية لحماية الأعمال ومديريها.

والسؤال ليس ما إذا كان لديك إجراءات لمكافحة الفساد. والسؤال الرئيسي هو ما إذا كان نظامك قادراً على الصمود أمام التدقيق التنظيمي الحقيقي، ومنع الرشوة وحماية الشركة وكبار المسؤولين من غرامات بملايين الدولارات والمسؤولية الجنائية.

يبدأ نظام ABAC الفعال بثلاثة أشياء أساسية:

• فهم عميق لمخاطر الفساد الحقيقية في شركة معينة.
• تعريف واضح للقوانين المعمول بها خارج الحدود الإقليمية والمحلية.
• أداء مثبت للضوابط على جميع المستويات - من مجلس الإدارة إلى المدير المباشر للمشتريات.

إذا لم يتم حل هذه المكونات الثلاثة، فسيكون لدى الشركة حزمة امتثال جميلة ستنهار عند الفحص الأول، أو ما هو أسوأ من ذلك، عند وقوع حادث حقيقي.

عندما يحتاج العمل إلى نظام ABAC

يصبح بناء أو إعادة تشغيل نظام الامتثال لمكافحة الفساد أمرًا بالغ الأهمية إذا:

• تدخل الشركة الأسواق التي تعاني من مستويات عالية من الفساد؛
• يتم جذب الاستثمار الأجنبي أو الإعداد لعمليات الاندماج والاستحواذ؛
• يتفاعل قطاع الأعمال مع الوكالات الحكومية والمسؤولين؛
• يتم استخدام شبكة واسعة من الوكلاء والموزعين والوسطاء؛
• لقد حددت عمليات التدقيق السابقة علامات حمراء
• طلب من البنك المراسل أو نظام الدفع؛
• حدثت في الشركة حادثة تتعلق بشبهة رشوة؛
• النظر في طرح عام أو صندوق أسهم خاص يتطلب بذل العناية الواجبة للامتثال؛
• لقد خضعت الصناعة بالفعل لتحقيقات رفيعة المستوى لمكافحة الفساد؛
• تدرك الإدارة المخاطر الشخصية بموجب قانون ممارسات الفساد الأجنبية أو قانون الرشوة في المملكة المتحدة أو التشريعات المحلية لمكافحة الفساد.

الخطأ الذي تقع فيه معظم الشركات

تبدأ العديد من الشركات بالسؤال:

ما هي مدونة الأخلاقيات والسياسات التي يجب أن نعتمدها؟

هذه هي الخطوة الأولى الخاطئة.

السؤال الصحيح هو:

ما هي خريطة مخاطر الفساد الحقيقية لدينا وأين يجب أن يكون نظام الرقابة صارما قدر الإمكان؟

في بعض الأحيان، لا تتمثل منطقة الخطر الرئيسية في تقديم الهدايا للمسؤولين، بل في عقود الوكالات الوهمية في بلد ثالث. في بعض الأحيان، يمكن الحصول على التراخيص من خلال مستشارين بوظائف غير شفافة. في بعض الأحيان يكون هذا مشروعًا مشتركًا مع شريك يحل المشكلات بشكل غير رسمي.

لا يتم بناء نظام ABAC الفعال على القوالب، ولكن على عمليات تجارية محددة يمكن استخدامها للرشوة.

الخطوة 1. تقييم مخاطر الفساد (تقييم المخاطر)

أول شيء يجب فعله ليس كتابة السياسة، بل رسم خريطة للمخاطر بأمانة.

العناصر الرئيسية للتقييم:

• الأسواق الجغرافية ومؤشر مدركات الفساد
• التفاعل مع المسؤولين العموميين (PEPs)
• استخدام الوسطاء والوكلاء والاستشاريين وجماعات الضغط؛
• والحصول على التراخيص والتصاريح والحصص؛
• التخليص الجمركي والخدمات اللوجستية؛
• المشاركة في المناقصات والمشتريات العامة؛
• ضيافة الشركات، والهدايا، والرعاية؛
• المساهمات الخيرية؛
• معاملات الاندماج والاستحواذ ووراثة المخاطر؛
• المدفوعات النقدية والمعاملات المالية غير القياسية.

بدون خريطة المخاطر الفردية، سيطلق نظام التحكم النار بشكل أعمى.

الخطوة 2. تحديد التشريعات المعمول بها لمكافحة الفساد

يحدد الإطار القانوني معايير وحدود المسؤولية.

يجب أن تكون المتطلبات مفهومة بوضوح:

• قانون ممارسات الفساد الأجنبية (الولايات المتحدة الأمريكية) - العمل خارج الحدود الإقليمية، والمسؤولية عن تصرفات الأطراف الثالثة؛
• قانون الرشوة في المملكة المتحدة - المسؤولية الصارمة للشركة، وجريمة الفشل في منع الرشوة؛
• التشريعات المحلية لمكافحة الفساد في بلد التواجد؛
• تنظيم الصناعة (على سبيل المثال، في مجال الأدوية والنفط والغاز والدفاع)؛
• متطلبات المؤسسات المالية والبنوك الدولية (Wolfsberg، FATF)؛
• أنظمة العقوبات التي تؤثر على التفاعل مع بعض الأطراف المقابلة.

ويؤدي الخطأ في هذه المرحلة إلى توافق النظام مع التصور الداخلي لـ "الأسلوب الجيد" ولكن ليس للحماية من الاضطهاد خارج الحدود الإقليمية.

الخطوة 3. تطوير وتنفيذ السياسات والإجراءات

فقط على أساس خريطة المخاطر والإطار القانوني يتم إنشاء الوثائق:

• سياسة مكافحة الفساد ومدونة قواعد السلوك؛
• سياسات الهدايا والضيافة والضيافة؛
• سياسة التفاعل مع الموظفين العموميين؛
• سياسة العناية الواجبة للأطراف المقابلة؛
• إجراءات التصعيد والحصول على الموافقات للعمليات عالية المخاطر؛
• أحكام بشأن تضارب المصالح؛
• سياسة المساهمات الخيرية والرعاية.
• إجراءات الإبلاغ عن الانتهاكات (الإبلاغ عن المخالفات)؛
• تدابير المسؤولية عن انتهاك قواعد مكافحة الفساد.

يجب أن تكون المستندات مكتوبة بلغة الأعمال وليس بلغة القانون. إذا لم يكن من الممكن فهم السياسة وتنفيذها، فهي عديمة الفائدة.

الخطوة 4. تنفيذ العناية الواجبة الإلزامية للأطراف الثالثة

إن الناقل الرئيسي لمخاطر الفساد هو تصرفات الوسطاء.

يجب التحقق من:

• أصحاب المستفيدين من الطرف المقابل؛
• السمعة التجارية ووجود الأعلام الحمراء؛
• التواصل مع المسؤولين العموميين؛
• هيكل المكافآت وصلاحية العمولات؛
• الحجم الفعلي للخدمات المقدمة؛
• تفاصيل الدفع وطرق الأموال؛
• بنود مكافحة الفساد في المعاهدات؛
• الحق في التدقيق وإنهاء العقد في حالة انتهاك سياسة ABAC.

لا ينبغي أن تكون العناية الواجبة عبارة عن مجموعة رسمية من الاستبيانات. إنه تحليل للسمعة والتحليل المالي يوقف العلاقة المشكوك فيها قبل ظهور المشكلة.

الخطوة 5. توفير أعلى لهجة والتعلم الحقيقي

نظام الرقابة لا يعمل بدون التزام الإدارة العليا.

ينبغي للتدريب أن:

• المستهدفة (مجلس الإدارة، الإدارة، المبيعات، المشتريات، المالية)؛
• عملي - على حالات وأمثلة من الصناعة؛
• منتظم، وليس لمرة واحدة، عند التوظيف؛
• مع التوثيق الإلزامي للمرور؛
• تضمين آلية لاختبار المعرفة وفهم الأعلام الحمراء.

لم يتم تأكيد النبرة المذكورة أعلاه من خلال البيانات، ولكن من خلال موارد الامتثال والعواقب الحقيقية للانتهاكات.

الخطوة 6. تكوين قنوات الاتصال وآلية الإبلاغ عن المخالفات

وبدون وجود قناة فعالة للإبلاغ عن الانتهاكات، يفقد النظام الملاحظات.

من الضروري التأكد من:

• ضمان السرية والحماية من الأعمال الانتقامية؛
• إمكانية العلاج مجهول.
• عدة قنوات (الخط الساخن، البريد الإلكتروني، منصة متخصصة)؛
• قواعد واضحة للنظر في البلاغات؛
• الحفاظ على الإحصائيات والملاحظات لمقدم الطلب (ضمن الحدود المسموح بها)؛
• حماية مقدم الطلب وفقا للقانون المحلي.

إذا كان الموظفون لا يثقون في القناة، فسوف تتعلم الشركة عن رشوة الأخير.

الخطوة 7. إنشاء الرقابة المالية والتشغيلية

يجب أن يتم دمج التحكم في العمليات، ولا يوجد بشكل منفصل.

العناصر الرئيسية:

• التحقق من المدفوعات للأعلام الحمراء؛
• التأكيد الإلزامي على واقع الخدمات قبل الدفع؛
• مراقبة الهدايا وتكاليف التمثيل والحدود؛
• حدود الصلاحيات والتنسيق الإلزامي للعمليات عالية المخاطر؛
• من خلال تسجيل التفاعل مع المسؤولين (سجل نقاط الاتصال الحكومية)؛
• التسوية المنتظمة للبيانات المحاسبية ومراقبة الإدخالات غير القياسية؛
• حظر المدفوعات النقدية أو الحد الأقصى لها بالوثائق.

يعد المدير المالي وكبير المحاسبين حليفين رئيسيين لوظيفة الامتثال.

الخطوة 8. مراقبة وتدقيق والتحقق من فعالية النظام

يجب اختبار نظام ABAC عمليًا.

قد يتضمن شكل عمليات التفتيش ما يلي:

• التدقيق الداخلي المنتظم لضوابط الامتثال؛
• تقييم خارجي مستقل لنظام الامتثال لقانون ممارسات الفساد الأجنبية/قانون الرشوة في المملكة المتحدة؛
• التسوق المخفي وتحليل المعاملات
• التدقيق الانتقائي لوحدات عمل محددة؛
• تحليل استخدام الوسطاء والوكلاء؛
• اختبار معرفة الموظفين؛
• تحليل رسائل الإبلاغ عن المخالفات والرد عليها.

ولا تقوم الجهة التنظيمية بتقييم مدى توفر السياسات، بل تقييم أدائها الحقيقي. هذا يحتاج إلى توثيق.

الخطوة 9. ضمان الاستجابة السريعة والكافية للانتهاكات

الحادثة هي اختبار لمدى نضج النظام.

يجب أن يتضمن بروتوكول الاستجابة ما يلي:

• التسجيل الفوري للأدلة والحفاظ عليها؛
• إشراك مستشار قانوني بامتياز المحامي موكله؛
• حل مسألة إبلاغ الجهة التنظيمية (الإفصاح الذاتي)؛
• عزل المشكلة عن الأنشطة الحالية؛
• التحقيق الداخلي مع توثيق الأسباب الجذرية؛
• وتطبيق العقوبات على المذنبين، بغض النظر عن منصبهم؛
• اضبط عناصر التحكم لمنع التكرار.

الاستجابة السريعة والمهنية يمكن أن تقلل بشكل كبير من مخاطر مسؤولية الشركة ومسؤوليها.

الخطوة 10. تحديث النظام وتحسينه

الأسواق والقوانين ونماذج الأعمال تتغير. يجب أن يتكيف نظام المراقبة.

تتضمن دورة التحسين ما يلي:

• إعادة تقييم المخاطر السنوية؛
• وتحديث السياسات للمنتجات والأسواق الجديدة؛
• ردود الفعل من وحدات الأعمال؛
• تحليل الحوادث والحوادث الوشيكة؛
• النظر في التغييرات في ممارسات إنفاذ القانون؛
• زيادة نضج وظيفة الامتثال.

النظام الثابت يموت. النظام الفعال هو عملية مستمرة.

الرسمي مقابل نظام ABAC الفعال

الأخطاء الشائعة في بناء نظام ABAC

1. ابدأ بالسياسات، وليس تقييمات المخاطر: النظام غير المرتبط بعمليات حقيقية لا يرصد الانتهاكات.

2. تختلف المخاطر التي يواجهها التاجر الدولي والمطور المحلي اختلافًا جوهريًا.

3. لا يكشف الجمع الرسمي للوثائق عن وجود علاقة خفية مع المسؤول.

4. إذا أظهر الشخص الأول معايير مزدوجة، فإن النظام لا يعمل.

5. الموظف الذي لا يفهم "الأعلام الحمراء" سوف يفوت رشوة في عملية عادية.

6. تسريب المعلومات عن المبلغين يقتل الثقة وتدفق الرسائل.

7. لا تختبر النظام قبل التحقق من ضعف الضوابط، فلا ينبغي للشركة أن تتعلم من أمر الاستدعاء.

8. تكلفة النظام الفعال تكون دائمًا أقل من العقوبات المحتملة والإضرار بالسمعة.

9. كل ما لم يتم توثيقه لا وجود له بالنسبة للجهة التنظيمية.

10. تجاهل تحليل ما بعد الحادث بدون تصحيح الأسباب الجذرية، سوف يحدث الحادث مرة أخرى.

قائمة المراجعة: هل نظام ABAC الخاص بك جاهز للاختبار؟

قبل المراجعة التنظيمية أو أي صفقة كبرى، يجب الإجابة على 15 سؤالًا:

1. هل تم تقييم مخاطر الفساد في الشركة؟
2. هل قوانين مكافحة الفساد المعمول بها محددة في جميع الولايات القضائية الموجودة؟
3. هل تمت الموافقة على السياسات وقواعد السلوك من قبل مجلس الإدارة؟
4. هل هناك العناية الواجبة الحقيقية لجميع الوسطاء ذوي المخاطر العالية؟
5. هل تم توثيق نتائج فحوصات الأطراف المقابلة؟
6. هل يتم تدريب جميع الموظفين ذوي المخاطر العالية؟
7. هل هناك دليل على التدريب والاختبار؟
8. هل تعمل قناة الإبلاغ عن المخالفات على حماية مقدم الطلب؟
9. هل هناك تسجيل مسبق لمدفوعات العلم الأحمر؟
10. هل هناك سجل للتفاعل مع المسؤولين الحكوميين؟
11. هل تم إجراء تدقيق مستقل لأداء نظام ABAC خلال العامين الماضيين؟
12. هل يوجد بروتوكول للاستجابة لحادث ما، بما في ذلك قرار الإبلاغ الذاتي؟
13. هل جميع قرارات الامتثال والموافقات موثقة؟
14. هل هناك بنود لمكافحة الفساد وحقوق التدقيق في العقود المبرمة مع الوسطاء؟
15. هل يمكن للشركة أن تثبت للجهة التنظيمية أن النظام يعمل؟

ما هو نظام ABAC القوي: خمسة مستويات من الحماية

نظام التحكم القوي مبني على خمسة مستويات:

1. ذكاء المخاطر: فهم عميق لمخاطر عمل معين وديناميكياتها.

2. الحوكمة والسياسات: قواعد واضحة معتمدة من الإدارة العليا ونبرة ثابتة من الأعلى.

3. الضوابط التشغيلية: مدمجة في العمليات التجارية ذات العناية الواجبة والتدقيق والضوابط المالية.

4. الكشف والاستجابة: قنوات الإبلاغ عن المخالفات والتدقيق والقدرة على إجراء تحقيقات داخلية سريعة.

5. التحسين المستمر: إعادة التقييم بشكل منتظم، وتصحيح الأخطاء، والتكيف مع الواقع الجديد.

إذا لم تتمكن الشركة من إثبات جميع مستويات الأداء الخمسة، فإن نظامها يظل قائما على الورق وتكون المخاطر غير مقبولة.

الأسئلة الشائعة

مكافحة الرشوة ومكافحة الفساد هو نظام من التدابير لمنع وكشف وقمع الفساد والرشوة في أنشطة الشركة.

القوانين الرئيسية هي قانون ممارسات الفساد الأجنبية (الولايات المتحدة الأمريكية)، وقانون الرشوة في المملكة المتحدة (المملكة المتحدة)، بالإضافة إلى التشريعات المحلية لمكافحة الفساد في البلدان التي تتواجد فيها. والعديد منها لها آثار خارج الحدود الإقليمية.

هل يمكنك فقط الالتزام بمدونة الأخلاق؟ لا يقوم المنظمون والمحاكم بتقييم مدى توفر الوثيقة، ولكن الأداء الذي يمكن إثباته لنظام التحكم. الكود بدون دعم بالإجراءات والتدريب والتدقيق لا يحمي.

يتم إجراء العناية الواجبة الأولية قبل بداية العلاقة، ثم بتكرار محدد اعتمادًا على مستوى المخاطرة، وكذلك عند ظهور "العلامات الحمراء".

تأكد على الفور من سلامة الأدلة، وقم بإشراك محامٍ يتمتع بالامتياز، وإجراء تحقيق داخلي وتقييم الحاجة إلى الإفصاح الذاتي للجهة التنظيمية. التقاعس عن العمل يؤدي إلى تفاقم المسؤولية.

هل الشركة مسؤولة شخصيا عن الفساد؟ بموجب قانون ممارسات الفساد الأجنبية وقانون الرشوة في المملكة المتحدة، يمكن أن يتعرض المسؤولون للمسؤولية الجنائية، بما في ذلك السجن والغرامات الباهظة. مبدأ "لم أكن أعرف" لا يعمل في غياب الإجراءات المناسبة.

تعتمد التكلفة على حجم العمل والجغرافيا ومدى تعقيد المخاطر. لكن هذا الاستثمار يكون دائمًا أقل من الغرامات ومصادرة الأرباح والإضرار بالسمعة والملاحقة الجنائية.

كيف يختلف تدقيق الامتثال الداخلي عن التقييم الخارجي؟ التدقيق الداخلي جزء من نظام الإدارة. يوفر التقييم الخارجي المستقل شريحة موضوعية مطلوبة لمجلس الإدارة أو المستثمرين أو عرض توضيحي لهيئة تنظيمية.

يتم اتخاذ قرار الإفصاح الذاتي فورًا بعد تحديد الانتهاك الخطير، مع الأخذ في الاعتبار المتطلبات القضائية ودرجة مشاركة الإدارة ومدى توفر برنامج التعاون. المماطلة يمكن أن تحرم الشركة من الحماية.

من الممكن، ولكن المخاطرة كبيرة، إنشاء نظام رسمي بدلاً من نظام فعال. يساعد المحامي الاستشاري ذو الخبرة في تقييم المخاطر بشكل صحيح وبناء حماية مميزة وإعداد الشركة للتحقق المحتمل.

الخدمات ذات الصلة

• تحقيقات الشركات والتحقيقات التنظيمية ونزاهة الأعمال
• مكافحة الرشوة ومكافحة الفساد وامتثال الشركات
• دفاع ذوي الياقات البيضاء والإنفاذ التنظيمي
• العناية الواجبة عبر الحدود وفحص شركاء الأعمال
• التحقيقات الداخلية والاستجابة للحوادث
• العقوبات وضوابط التصدير والامتثال الدولي

المواد ذات الصلة

• كيفية إجراء العناية الواجبة لمكافحة الفساد للطرف المقابل دون إجراءات شكلية
• قانون ممارسات الفساد الأجنبية وقانون الرشوة في المملكة المتحدة: المخاطر التي تتعدى الحدود الإقليمية على الأعمال التجارية
• الإبلاغ عن المخالفات في شركة دولية: كيفية إنشاء قناة موثوقة
• ما يجب القيام به عند العثور على رشوة: بروتوكول عملي للأعمال
• تقييم مخاطر الفساد: دليل لأصحاب الأعمال
• تدقيق الامتثال مقابل التحقق الحقيقي: كيف لا نفشل في الاختبار التنظيمي
• كيفية حماية الإدارة العليا من المسؤولية الشخصية عن الفساد

الاستنتاج

إن بناء نظام فعال لمكافحة الرشوة ومكافحة الفساد لا يعني شراء قوالب أو عرض ترويجي لمرة واحدة. إنه بناء آلية دفاع حية تعتمد على مخاطر العمل الحقيقية، وليس المتطلبات الرسمية.

لا يتم وضع الحماية الناجحة أثناء التحقق عندما يأتي جدول الأعمال، ولكن عندما تقوم الشركة بتقييم نقاط الضعف لديها بصدق، وتنفذ ضوابط العمل وتكون قادرة على إثبات فعاليتها.

ويتساءل القائمون على التنظيم على نحو متزايد ليس "هل لديك سياسة" بل "أظهروا كيف تعمل". إن الشركة المستعدة للإجابة على هذا السؤال بالتوثيق وإظهار الحالات الحقيقية تحافظ على قيمة العمل وسمعة وحرية مديريها.